SmartHRで従業員が登録されたら、Google Driveでフォルダを作成する

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの従業員情報登録と、Google Driveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
• 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• 人事労務関連の業務効率化やDX推進の具体的な方法を探している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録を起点に、Google Driveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名にSmartHRから取得した従業員名を変数として設定できます。また、「（従業員名）_入社書類」のように、固定のテキストと組み合わせることも可能です。
• フォルダを作成するGoogle Drive上の親フォルダは任意で指定できるため、「2024年度入社」のように特定のフォルダ配下へ整理して格納することもできます。

■注意事項

• SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。