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「日々のタスクをAIで効率的に管理したいけど、何から始めればいいのだろう…」
「会議の議事録から自動でタスクを洗い出して、Asanaみたいな管理ツールに登録できたら便利なのに…」
このように、AIを活用したタスク管理に関心はあるものの、具体的な導入方法が分からなかったり、手作業でのタスク作成や進捗管理の煩雑さに多くの時間を費やし、本来集中すべき業務になかなか取り組めないと感じていませんか？もし、<span class="mark-yellow">様々な情報源からAIがタスクを自動で抽出して、優先順位付けを行い、Asanaなどのタスク管理ツールに自動で登録・更新してくれるような仕組み</span>があれば、これらの日常的な悩みから解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に業務の自動化を導入して、日々のタスク管理をもっと楽にしてみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ファイルをOCRで読み取り、AIでタスク管理を効率化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AI技術をタスク管理に応用することで、これまで手作業に頼っていた多くのプロセスを自動化し、業務の効率を格段に向上させることが可能です。
例えば、書類の内容をAIが読み取ってタスクを生成したり、フォームからの依頼を自動でタスク化したり、チャットでの指示を即座にタスクリストへ反映させたりすることができます。
ここでは、Asanaのようなタスク管理ツールと各種アプリケーションを連携させ、AIを活用してタスク管理を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxのようなストレージサービスにアップロードされた契約書や報告書などのファイルをOCR技術でテキストデータ化し、その内容に基づいてAsanaへ自動的にタスクを作成する</span>ことで、資料確認後の手動でのタスク登録の手間を大幅に削減し、関連業務への迅速な着手を可能にします。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた問い合わせや依頼に添付された名刺画像や書類をOCRで解析し、抽出された情報からAsanaにタスクを自動で起票する</span>ことで、顧客からのアクションに対するタスク化をスムーズに行い、対応漏れのリスクを低減させます。
<span class="mark-yellow">Telegramをはじめとするチャットツールで受け取った重要なメッセージやファイルに含まれる情報をAIが判断し、Asanaへタスクを自動生成する</span>ことで、リアルタイムなコミュニケーションから発生する業務指示や依頼を即座に管理下に置き、迅速かつ確実なアクションへと繋げます。
それではここから代表的な例として、Boxに格納されたファイルをOCR（光学的文字認識）で読み取り、その内容を基にAIが判断してAsanaにタスクを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Asanaの場合】
Asanaを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)使用したいフォルダのコンテンツIDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「次へ」をクリックします。
4)webhoookが実行するか確認します。
Boxでファイルをアップロード後に「テスト」をクリックしてください。
テストが完了したら、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)コンテンツIDはBoxのアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2) アクションはアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(5タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
抽出したい項目には記入日、会社名など、今回ダウンロードしたPDFに入っている情報をあらかじめ設定しています。
使用するAI、言語を選択したら「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する タスクを追加」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「タスクを追加」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
プロジェクトIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、該当のプロジェクトを候補から選択してください。
タスク名やタスクの内容にはアウトプットの情報を使用して入力できます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
AI機能を活用することで、これまで手作業で行っていたさまざまな業務を自動化し、業務効率を大きく向上させることが可能になります。
Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、内容をMicrosoft Excelに自動で追加することが可能です。また、Notionに登録されたタスクの中から今月末までの分を抽出し、Trelloにカードとして自動生成することもできます。さらに、Slackでチャンネルに投稿された内容を検知し、Zendeskにチケットを作成するといった連携も可能です。
この記事では、「AIを活用してタスク管理業務を自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Asanaを活用したタスク管理の自動化は、業務の抜け漏れや対応遅れを防ぐだけでなく、手作業によるタスク登録の手間も大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したタスク作成の自動化以外にも、様々な業務に対応したテンプレートが多数用意されています。</span>書類の読み取りやフォームの受付、チャットでの指示など、実際の業務フローに沿った形で柔軟に自動化を構築できるのが大きな魅力です。
「対応漏れをなくしたい」「タスク登録の時間を短縮したい」「業務をもっと仕組み化したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を試してみてください。設定も簡単で、すぐに始められます。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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