Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する

■概要

請求書や申込書の内容をひとつずつ確認して、タスク登録する作業は手間がかかりますよね。
転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能でファイル内容を読み取り、Asanaへのタスク追加までを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存した請求書などの内容を確認し、手動でAsanaにタスク起票している方
• 書類の処理や確認業務に多くの時間を割かれ、業務効率化を検討している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスやタスクの作成漏れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる読み取りからAsanaへのタスク追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
• 手作業での情報確認やデータ転記が不要になるため、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。
• OCR機能では、ファイルのどの項目を抽出するかを自由に設定することが可能です。
• Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを追加したいプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を設定してください。

■注意事項

• Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。