■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？
一枚ずつ情報を確認してタスク管理ツールに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が添付されるだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Asanaにタスクを作成するため、こうした課題を解消し、迅速なフォローアップを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った名刺情報を手作業でAsanaに入力している方
- 名刺情報のデータ化やタスク作成における入力ミスや漏れを防ぎたいと考えている方
- 営業活動におけるリード管理の初動を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからAsanaへのタスク作成までを自動化し、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や担当者名などの入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名に加えて、部署名や役職など追加で抽出したい項目を任意で設定できます。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名やプロジェクトID、セクションIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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