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「freee会計での経費申請や稟議申請、毎回手入力で大変…」
「申請内容を別のツールから転記するのが面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、各種申請業務における手作業での情報入力や、それに伴うヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに入力された内容をもとにfreee会計の各種申請が自動で作成される仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、経理担当者や申請者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee会計の各種申請を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからGoogleフォームに情報が送信されたら、その内容をもとにfreee会計で各種申請を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／freee会計
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleフォームのマイアプリ連携をしてください。
freee会計のマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでfreee会計と検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので内容を確認し、最下部の「許可する」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、あらかじめGoogleフォームでテスト用に回答を送信しておきましょう。
今回は以下の内容を回答として送信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogleフォームをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はフォームに回答が送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームID
連携したいGoogleフォームのURLから設定しましょう。
（事前準備でテスト用に回答を送信したGoogleフォームを設定してください）
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Googleフォームに送信した回答内容が正しく取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、Googleフォームに送信された回答に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
なお、Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参考にしてみてくださいね。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
最後のステップです！
前のステップでGoogleフォームから取得した値を利用して、freee会計に各種申請を作成しましょう。
「各種申請の作成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
freee会計と連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事業所ID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
申請フォームID
申請経路ID
こちらも入力欄をクリックすると、設定した事業所IDに紐づいた候補が表示されます。
対象の申請フォームと申請経路を選択してください。
ステータス
プルダウンから該当の項目を選択してください。
承認者のユーザーID
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されるので、承認者として設定したいユーザーを選択しましょう。
項目ID
項目タイプ
作成する申請内容に合わせて、必要な項目を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当する項目を選びましょう。
項目の値
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleフォームから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがfreee会計に登録されてしまうので注意が必要です。
必要な項目をそれぞれ設定したら、「テスト」をクリックして、設定した内容で正しく各種申請が作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらfreee会計の画面を開き、各種申請に設定した内容で申請が作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleフォームの回答が送信されたタイミングで、freee会計に自動で申請が作成されるようになります。
実際にGoogleフォームで回答を送信し、freee会計に申請が正しく作成されるかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、freee会計のAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleフォームの回答内容をもとに経費申請を自動作成し、承認後にはMicrosoft Teamsで通知が送られる設定を行うことで、手作業によるミスや遅延を防ぎます。
また、AIを使って自動承認や緊急性判断を行うことで、申請業務をさらにスムーズに進めることができるでしょう。
freee会計とフォームツールを連携し申請業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申請内容の転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、申請から承認までのリードタイムが短縮され、経理担当者や申請者は本来時間を割くべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どのような種類の申請を作成できますか？
A：freee会計の「各種申請の作成」アクションでは、経費精算、支払依頼、稟議書、購買申請、契約申請など、さまざまな申請を作成可能です。
設定画面から申請フォームID欄をクリックすることで、登録済みの申請種別が候補として表示されます。
そこから対象の申請項目を選択することで、自社の申請プロセスに沿った自動化を構築できますよ。
Q：連携エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：申請後の承認者への通知も自動化できますか？
A：はい、フローボットでアクションを追加することで、申請後の承認者への通知も自動化できます。
フロー内で申請作成アクションの直後にSlackやMicrosoft Teamsなどのアプリを設定し、「メッセージを送信」などの通知アクションを追加してください。
この設定により、申請が作成された際に承認者がいるチャンネルへ自動で通知が送られる仕組みを構築できます。
このように、申請の作成から通知までを一連のフローとして自動化することで、承認の遅延を防ぎ、業務全体の進行をよりスムーズに管理可能です。
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