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「新入社員が入社するたびに、HRMOSから住所をコピーして名簿に貼り付けるのが面倒…」
「書類を送付したいけど、最新の住所を確認するために毎回HRMOSにログインするのが手間…」
このように、HRMOSに登録された従業員の住所情報を手作業で確認・転記する業務に、時間や手間を感じていませんか？
もし、HRMOSから必要な従業員の住所情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのリストに自動で追加できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されます。
入力ミスを防ぎながら、より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから住所情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSから住所情報を取得するフローを作ってみよう
それではここから、HRMOSから住所情報を取得して、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Chrome拡張トリガーの設定
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHRMOSの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
Chromeに追加をクリックしましょう。
拡張機能を追加をクリックしたら完了です。
詳細については以下ページも合わせてご確認ください。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
コピーしたテンプレートの「社員詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する社員詳細ページのURLを入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
社員情報が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：社員IDを基に住所・通勤経路を取得する設定
「社員の住所・通勤経路を取得」をクリックしてください。
再度、HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、前ステップで取得したIDを｛取得した値｝から引用してください。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、社員の住所・通勤情報が取得されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
まず、従業員情報のリストをGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう。
反映させたい項目に合わせて任意で作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
次の画面に移行するので、連携アカウントを確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、【候補】から先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力します。
全ての設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
「追加するレコードの値」を、取得した値を引用してそれぞれ設定します。
こちらも取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
