Googleフォームでタスクが送信されたら、AIで担当者を自動割当してTrelloにカードを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼やタスクをTrelloに手作業で転記し、内容を確認しながら担当者を割り当てる作業は、手間がかかるだけでなく判断に迷うことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を分析して最適な担当者を判断し、Trelloにカードを自動で作成します。これにより、Trelloへの担当者の自動割当を実現し、タスク管理の初動を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trelloでのタスク管理で、担当者の割り当て作業を効率化したいと考えている方
• Googleフォームで受けた依頼を、Trelloへ自動でタスクとして登録、割り当てたい方
• AIを活用して、タスクの内容に応じた担当者の自動割当を実現したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの内容確認から担当者選定、カード作成までの一連の作業が自動化されるため、タスク管理にかかる時間を短縮できます。
• AIが設定された基準で担当者を割り当てるため、担当者選定の判断が標準化され、割り当ての偏りやミスなどの人的なエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Trelloの「メンバーの一覧を取得」アクションを設定し、担当者候補のリストを取得します。
4. 次に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、フォームの回答内容とメンバーリストを基に担当者を決定するよう指示します。
5. 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションで、フォームの内容とAIが選んだ担当者を設定してカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携する任意のフォームIDを設定してください。
• AI機能のテキスト生成では、フォームの回答内容や取得したTrelloメンバーの情報を基に、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
• Trelloのカード作成オペレーションでは、カードのタイトルや説明、担当者などの各項目に、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を自由に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133