Gmailで特定のキーワードのメールを受信したら、Trelloにカードを作成して通知する

■概要

特定のキーワードを含む重要なメールを見逃してしまったり、その内容をタスク管理ツールへ手作業で転記する際に手間を感じたりすることはありませんか？
また、手作業による情報入力では、入力ミスや対応漏れが発生する可能性も考えられます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTrelloにカードを作成しSlackで通知することが可能となり、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定のメール内容を基にTrelloでタスク管理をされている方
• メールからの情報転記やタスク作成、関係者への通知を手作業で行い、非効率を感じている方
• チーム内での情報共有の迅速化と、タスクの対応漏れ防止を徹底したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信後、Trelloへのカード作成とSlackへの通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、タスク作成・通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Trello、そしてSlackをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。
3. 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文などから必要な情報を抽出するように構成します。
4. 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカードが作成されるようにします。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Trelloにカードが作成された旨を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、検知するメールの「キーワード」を任意で設定してください。キーワードにはGmailの検索演算子も利用可能です。
• データ抽出機能の設定では、メール本文からどのような情報を抽出するか「変換タイプ」や「抽出したい項目・指示内容」を任意で設定できます。
• Trelloに新しいカードを作成するオペレーションでは、カードを作成する「任意のボードやリストの選択」のほか、「追加位置」や「期日指定」、「タスク説明」を任意で設定することが可能です。
• Slackのチャンネルに通知するオペレーションでは、メッセージを投稿する「投稿先」のチャンネルや、送信する「メッセージ」の内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。