「お客様からの問い合わせメールを内容ごとに振り分ける作業に追われている…」
「毎日大量に届く通知メールの中から、重要なものだけを探し出すのに時間がかかりすぎている…」
このように、Gmailの受信トレイを手作業で整理・分類することに限界を感じていませんか？
もしGmailで受信したメールの内容をAIが自動で判断・分類し、問い合わせ内容をGoogle スプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、日々の煩わしい作業から解放されます。
これにより、本来集中すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひ導入して、メール対応業務をよりスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Gmailで受信したメールをAIで分類する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信したメールをHugging Faceで分類して、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
Gmailで受信したメールをAIで分類するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Gmailで受信したメールをHugging Faceで分類して、Google スプレッドシートに自動追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Hugging Face／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Hugging Face、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、Hugging FaceとGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信したメールをHugging Faceで分類して、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
ステップ1：Gmail、Hugging Face、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。Hugging Faceについては以下の手順をご参照ください。
Hugging FaceとYoomのマイアプリ登録
まずHugging Faceにログインし、
Settingsから
Access Tokensへ進みましょう。
「Create new Token」をクリックするとトークンを取得できます。
次に、Yoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック、検索窓からアプリを検索してください。
以下の2項目を入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
- アカウント名…任意の名称
- アクセストークン…先ほど取得したトークン
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで受信したメールをHugging Faceで分類して、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン設定できるトリガーの最短間隔が異なるため注意してください。
なお、基本的にはプランごとの最短の起動間隔での利用がおすすめです。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択しましょう。
今回は例として「INBOX（受信トレイ）」というラベルを設定しています。この場合、受信メールすべてがフローの対象となります。ただし、以下のようにフィルタールールを作成し、特定のラベルに振り分ける設定も可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する/メールのフィルタルールの作成
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
続けて、連携したGmailアドレスにテスト用メールを送信してください。
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Hugging Faceのアクション設定
先ほど取得したメール情報をHugging Faceの解析にかけ、分類します。
「テキストを分類」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを分類」のまま「次へ」をクリックします。
まず、Modelsを参考にモデル名を入力してください。
textの欄にはGmailから取得した「件名」と「本文」の値が予め設定されているので、そのままテストできます。メッセージの内容は任意で設定可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール情報が反映されます。
成功したら保存してください。Hugging Faceがメールの内容を解析・分類してくれました！
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
Hugging Faceによる分類結果を、Google スプレッドシートに自動で記録する設定をします。
まず準備として記録するためのシートを用意しましょう。以下の2記事もご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を入力して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択しましょう。
ステップ4と同様、Gmail・Hugging Faceから取得した値を設定すると変数として利用できます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
用意したシートに、メール情報およびHugging Faceによる分類結果が自動で記録されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、
Gmailで受信したメールをHugging Faceで分類して、Google スプレッドシートに自動追加する方法でした！
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Gmailを起点にしたさまざまな業務自動化を簡単に実現できます。たとえば、受信メールの内容やラベルをもとに、見積書の作成やタスク・チケットの登録、顧客データベースへの反映、AIによる要約や情報整理まで一気通貫で対応可能です。
「メールを読んで判断し、次の業務に手作業で転記する」といった手間を減らし、対応漏れや作業時間のロスを防げる点が大きなメリットです。
ここでは、Gmailに関連する自動化テンプレートをいくつかご紹介しますので、自社のメール対応フローに合ったものを探してみてください。
Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約して通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約して通知する」ワークフローは、受信メールの内容を迅速に把握し、効率的に対応するための業務ワークフローです。
GmailとGeminiの連携を活用することで、重要な情報を見逃さず、日々の業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量のメールを受信し、内容の把握に時間を取られているビジネスパーソン
・Gmailを主なメールサービスとして使用しており、メール管理を効率化したい方
・GeminiのAI機能を活用して、メール内容の要約や通知を自動化したい方
・業務の自動化を通じて、生産性を向上させたい経営者やチームリーダー
・メールの重要情報を迅速に共有し、チーム内でのコミュニケーションを円滑にしたい管理者
■注意事項
・Gmail、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにコンタクト情報を登録する
試してみる
Gmailで受信したメールの署名情報からMazricaにリードを登録するフローです。
Gmailで受信した内容をGoogle 検索して、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をGoogle 検索して、Slackに通知する」フローは、受信メールの情報を自動的に検索し、チームと迅速に共有する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、手動で関連情報を検索し、チームに報告する作業は時間と労力がかかります。このワークフローを活用することで、Gmailで受信したメール内容を元に自動的にGoogle 検索を実行し、その結果をSlackに通知します。これにより、情報収集と共有がスムーズに行われ、業務の効率化とチーム内のコミュニケーション強化が期待できます。特に情報検索が頻繁な業務環境において、手間を大幅に削減し、迅速な意思決定をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを効率的に処理したいビジネスプロフェッショナル
・メール内容を迅速に情報収集し、チームと共有したいチームリーダー
・業務の自動化によって時間を節約したい企業のIT担当者
■注意事項
・Google 検索、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する」ワークフローは、メールから効率的に見積書を生成する業務ワークフローです。
Gmailで指定したラベルのメールを受信した際、必要な情報を抽出してfreee請求書で見積書を自動作成します。
業務の効率化と正確性の向上が期待でき、日常業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の見積り情報を受け取っている担当者の方
・freee請求書での見積書作成を効率化したい経理担当者の方
・手動でのメール分類やデータ入力に時間を取られているチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者の方
・見積書作成におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailの受信メールを自動分類する仕組みを導入することで、
これまで手作業で行っていたメールの仕分けや情報転記といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーや重要な連絡の見落としを防ぐことができます。これにより問い合わせ対応の迅速化や、情報収集の精度向上が見込めるでしょう。また、より付加価値の高いコア業務に集中する時間も確保できますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしメールの自動分類に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の差出人や件名のメールだけを対象にできますか？
A：
Gmailのトリガーを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に変更することで可能です。「from:」や「subject:」などの演算子を用いて絞り込むことができます。
Q：メールの分類以外にもHugging Faceの活用法はありますか？
A：
「質問へ回答」「テキストを要約」「文章の類似性を判別」といった用途にお使いいただけます。
Q：分類結果をSlack等に通知できますか？
A：
可能です。Hugging Faceのアクション下に「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
