Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する

■概要

Gmailに届いた見積依頼のメールを確認し、手作業でfreee請求書に見積内容を転記する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAIが情報を抽出します。
さらに、freee請求書で見積書を自動で作成するため、業務の迅速化が図れるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailとfreee請求書を用いて、手作業で見積書を作成している方
• メールからの情報転記作業上のヒューマンエラーを減らしたい方
• 見積書作成のような定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに特定のラベル付きメールが届くと見積書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記や書類作成の時間を短縮します。
• メール本文からの情報転記や手入力が不要になることで、金額や取引先情報などの入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとfreee会計、freee請求書をYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からAIで見積書作成に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに取引先を検索します。
5. 最後に、freee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、抽出・検索した情報をもとに見積書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、トリガーで取得したメール本文などを変数として引用・設定することが可能です。
• 「見積書を作成」では、抽出したデータを任意のフィールドに変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Gmail、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。