【簡単設定】フォームのデータをGoogle Workspaceと自動的に連携する方法

GoogleフォームのデータをGoogle Workspaceに連携する

Googleフォームの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。

TypeformのデータをGoogle Workspaceに連携する

Typeformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Workspaceを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。

JotformのデータをGoogle Workspaceに連携する

Jotformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくGoogle Workspaceに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。

TallyのデータをGoogle Workspaceに連携する

Tallyの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。

Zoho FormsのデータをGoogle Workspaceに連携する

Zoho Formsの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Workspaceと連携して回答データの管理を効率化しましょう。

Google Workspaceとフォームの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle Workspaceとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google Workspaceをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google Workspaceのマイアプリ登録

では、さっそくGoogle Workspaceをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、Google Workspaceというアイコンをクリックします。

なお、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
この期間中なら、制限されているアプリも使えるのでまずは試してみてくださいね。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Workspaceのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:フォームが回答されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォーム」のアイコンをクリックします。

フォームは元から設定されています。
デフォルトでは名前やアドレスといった基本情報を送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について

下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので、必要なら変更を。なければ「次へ」をクリックしましょう！

フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用する名前やアドレスなどを設定しておきましょう。
今回は例として以下のように設定しています。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定

次に、「新規ユーザーを追加する」のアイコンをクリックします。

Google Workspaceと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「新規ユーザーを追加」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• 姓、名、デフォルトのパスワード、メインのメールアドレス：入力欄をクリックすると以下のように先ほどテスト用に設定した情報を引用できます。
  入力の際には活用してください。
  

• ログイン時にパスワードを変更してもらう：プルダウンから選択できます。
  任意のものを選びましょう。
  

その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
アウトプットは、他の項目でも使えることがあるので、うまく活用しましょう！
設定が終わったら、まずは「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Workspaceから取得した値が表示されます。
以下の画像はアウトプットの一例です。詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する方法でした！

Google Workspaceを使った自動化例

今回紹介したフォームとの連携以外でも、ユーザー登録があった際にGoogle Driveでファイルの権限を付与したり、入社案内をGmailで通知することも可能です。
このように、Google WorkspaceのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

終わりに

フォームとGoogle Workspaceを連携させることで、新入社員などの情報がGoogle Workspaceに登録され、ユーザーアカウントが自動的に作成されることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、手動で一人ひとりのアカウントを作成・設定する手間が省け、入力ミスも防ぐことが期待できるでしょう。

なお、Yoomは無料アカウントを作成可能です！そのため、今回紹介したフローも無料でお試しいただけます。
気になった方はまず登録をして、実際に使い勝手を確かめてみてくださいね。

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登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
この機会にぜひ、業務自動化の一歩を踏み出しましょう！