新しいメンバーの入社時、アカウント発行や各種システムへの登録作業ってなかなか手間だったりしませんか？特に、複数のシステムに同じ情報を何度も入力する必要がある場合は繰り返しの作業となるため、もう少し効率的に行いたいところですよね…。
そんな課題を解決するのが、フォームとGoogle Workspaceのデータ連携による登録業務の自動化です！
APIを活用すれば、フォームから送信されたデータをそのままGoogle Workspaceに登録することができます！
そこで本記事では、各ツールのフォームとGoogle Workspaceの連携方法について画像付きで詳しくご紹介します。
新メンバーの登録作業が素早く完了するかもしれません。業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■注意事項
・Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceとフォームを連携してできること
Google Workspaceと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspaceとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをGoogle Workspaceに連携する
Yoomフォームの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■注意事項
・Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GoogleフォームのデータをGoogle Workspaceに連携する
Googleフォームの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Googleフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加することが可能です。この自動化により、Googleフォームへの回答が自動的にGoogle Workspaceに新規ユーザーとして追加されるため、管理者は煩雑な作業から解放されます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規ユーザー情報を収集している管理者の方
・Google Workspaceへのユーザー登録を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
・多数の新規ユーザー登録を短時間で処理する必要があるチームリーダーや人事担当者
・ユーザー登録手続きのミスを減らし、正確性を高めたい方
・業務ワークフローの自動化を通じて、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TypeformのデータをGoogle Workspaceに連携する
Typeformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Workspaceを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Typeformの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動追加することが可能です。この自動化により、手動での入力作業やミスを減らし、効率的なユーザー管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客や社員から情報を収集している管理者の方
・Google Workspaceでのユーザー管理作業を効率化したいIT担当者の方
・フォームデータを基にした自動化プロセスを導入し、業務の無駄を削減したい経営者の方
・手動でのユーザー追加作業に手間を感じているチームリーダーの方
■注意事項
・Typeform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
JotformのデータをGoogle Workspaceに連携する
Jotformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくGoogle Workspaceに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Jotformの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動追加することが可能です。このワークフローにより、情報がスムーズにGoogle Workspaceへ反映され、管理業務が簡素化されます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して新規ユーザーの情報を集めている管理者の方
・Google Workspaceでのユーザー追加作業を自動化したいIT担当者の方
・フォームからのデータを活用して効率的にユーザー管理を行いたい企業の経営者の方
■注意事項
・Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TallyのデータをGoogle Workspaceに連携する
Tallyの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Tallyの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動追加することが可能です。この自動化により、Google Workspaceへの新規ユーザー追加をスムーズに行い、手作業による入力ミスや時間の無駄を削減します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyフォームを利用して新規ユーザー情報を収集している管理者の方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・手動でのユーザー追加作業に時間を取られているチームリーダーの方
■注意事項
・Tally、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho FormsのデータをGoogle Workspaceに連携する
Zoho Formsの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Workspaceと連携して回答データの管理を効率化しましょう。
Zoho Formsの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Zoho Formsの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加することが可能です。これにより、手動でのユーザー追加作業を省略し、正確なユーザー管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを利用して新規ユーザー情報を収集している管理担当者
・Google Workspaceへのユーザー追加作業を手動で行っており、効率化を図りたい方
・複数のSaaSアプリを使用しており、業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者
・ユーザー管理の正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたい企業
・Google Workspaceと他のツールを連携させて、統一された管理体制を築きたい方
■注意事項
・Zoho Forms、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle Workspaceとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Workspaceをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■注意事項
・Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Google Workspaceのマイアプリ登録
では、さっそくGoogle Workspaceをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、Google Workspaceというアイコンをクリックします。
なお、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
この期間中なら、制限されているアプリも使えるのでまずは試してみてくださいね。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Workspaceのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■注意事項
・Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:フォームが回答されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「フォーム」のアイコンをクリックします。
フォームは元から設定されています。
デフォルトでは名前やアドレスといった基本情報を送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので、必要なら変更を。なければ「次へ」をクリックしましょう！
フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用する名前やアドレスなどを設定しておきましょう。
今回は例として以下のように設定しています。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定
次に、「新規ユーザーを追加する」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「新規ユーザーを追加」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
-
姓、名、デフォルトのパスワード、メインのメールアドレス：入力欄をクリックすると以下のように先ほどテスト用に設定した情報を引用できます。
入力の際には活用してください。
-
ログイン時にパスワードを変更してもらう：プルダウンから選択できます。
任意のものを選びましょう。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
アウトプットは、他の項目でも使えることがあるので、うまく活用しましょう！
設定が終わったら、まずは「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Workspaceから取得した値が表示されます。
以下の画像はアウトプットの一例です。詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する方法でした！
Google Workspaceを使った自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、ユーザー登録があった際にGoogle Driveでファイルの権限を付与したり、入社案内をGmailで通知することも可能です。
このように、Google WorkspaceのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者
■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
終わりに
フォームとGoogle Workspaceを連携させることで、新入社員などの情報がGoogle Workspaceに登録され、ユーザーアカウントが自動的に作成されることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、手動で一人ひとりのアカウントを作成・設定する手間が省け、入力ミスも防ぐことが期待できるでしょう。
なお、Yoomは無料アカウントを作成可能です！そのため、今回紹介したフローも無料でお試しいただけます。
気になった方はまず登録をして、実際に使い勝手を確かめてみてくださいね。
今すぐ無料でアカウントを発行する
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
この機会にぜひ、業務自動化の一歩を踏み出しましょう！
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