新しいメンバーの入社時、アカウント発行や各種システムへの登録作業ってなかなか手間だったりしませんか？特に、複数のシステムに同じ情報を何度も入力する必要がある場合は繰り返しの作業となるため、もう少し効率的に行いたいところですよね…。
そんな課題を解決するのが、フォームとGoogle Workspaceのデータ連携による登録業務の自動化です！
APIを活用すれば、フォームから送信されたデータをそのままGoogle Workspaceに登録することができます！
そこで本記事では、各ツールのフォームとGoogle Workspaceの連携方法について画像付きで詳しくご紹介します。
新メンバーの登録作業が素早く完了するかもしれません。業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの参加や外部パートナーへのアカウント発行の都度、フォームで受け付けた情報を手作業でGoogle Workspaceに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できるため、アカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogle Workspaceにユーザーを追加している方
- ユーザーアカウントの発行作業に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの担当者の方
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答内容が自動でGoogle Workspaceに反映されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、メールアドレスの打ち間違いや氏名の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザー情報の収集に必要な氏名、メールアドレス、所属部署といった項目を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、フォームの回答内容を、姓名やメインのメールアドレスなどの各項目に対応させて設定します。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceとフォームを連携してできること
Google Workspaceと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspaceとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをGoogle Workspaceに連携する
Yoomフォームの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの参加や外部パートナーへのアカウント発行の都度、フォームで受け付けた情報を手作業でGoogle Workspaceに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できるため、アカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogle Workspaceにユーザーを追加している方
- ユーザーアカウントの発行作業に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの担当者の方
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答内容が自動でGoogle Workspaceに反映されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、メールアドレスの打ち間違いや氏名の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザー情報の収集に必要な氏名、メールアドレス、所属部署といった項目を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、フォームの回答内容を、姓名やメインのメールアドレスなどの各項目に対応させて設定します。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GoogleフォームのデータをGoogle Workspaceに連携する
Googleフォームの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。
Googleフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した情報をもとに、Google Workspaceへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加できます。手作業による登録業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle Workspaceを用いた手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
- SaaS間の情報連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい情報システム担当者の方
- 従業員の入社手続きなどを効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行業務にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、氏名やメールアドレスなどの入力間違いを防ぎ、正確なユーザー情報の登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。ここでフォームの回答情報を各項目にマッピングすることで、回答内容に基づいたユーザーが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、氏名やメールアドレス、パスワードといった項目に、Googleフォームの回答内容を動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TypeformのデータをGoogle Workspaceに連携する
Typeformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Workspaceを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Typeformで収集した情報を元に、Google Workspaceへ手作業で新規ユーザーを登録していませんか？
この作業は件数が増えることで、入力ミスや対応漏れが発生しやすく、手間もかかります。
このワークフローを活用すれば、Typeformに回答が送信されると、その情報をもとにGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加できるため、手作業でのアカウント発行業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで収集した情報をもとに、Google Workspaceのユーザーを手動で作成している方
- サービス申し込みやイベント参加者のアカウント発行を自動化し、迅速に対応したいと考えている方
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformに回答が送信されると自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、手作業でのアカウント発行業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。
Typeformの回答内容から氏名やメールアドレスなどの情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとして設定するTypeformのフォームは、アカウント発行に必要な情報を収集できるよう、任意の内容で事前に作成してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、Typeformのどの回答項目を姓名やメールアドレスに割り当てるか、任意で設定してください。
■注意事項
- Typeform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
JotformのデータをGoogle Workspaceに連携する
Jotformの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくGoogle Workspaceに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。
Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業でGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
特に、新入社員の受け入れが重なる時期などには、担当者の負担が大きくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動的に行われ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで収集した情報をもとに、手作業でGoogle Workspaceにユーザー登録している方
- 新規メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている情報システム担当者の方
- フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへのフォーム送信をきっかけに、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のオペレーションで取得した情報を基にユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。
- Google Workspaceのオペレーションでは、氏名やメールアドレスといった各項目に、Jotformから取得したどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581 - Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TallyのデータをGoogle Workspaceに連携する
Tallyの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行作業は、複数のツールに情報を手入力する必要があり、手間がかかる業務の一つです。
特に、手作業での対応は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Tallyで作成したフォームへの回答をきっかけに、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になり、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TallyとGoogle Workspaceを利用し、手作業でユーザー登録を行っている方
- 入社手続きなど、新規メンバーのオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者の方
- アカウント発行作業における入力ミスや設定漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyのフォームが送信されると自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、アカウント情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、Tallyのフォームで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Tallyのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加するオペレーションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、トリガーで取得したTallyのフォームの回答データを設定してください。
■注意事項
- Tally、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho FormsのデータをGoogle Workspaceに連携する
Zoho Formsの回答データをGoogle Workspaceに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Workspaceと連携して回答データの管理を効率化しましょう。
Zoho Formsの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
Zoho Formsで受け付けた新規ユーザー情報を、手作業でGoogle Workspaceに登録していませんか？
この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスが起こる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsにフォームが送信されると同時に、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加できます。
手作業による登録の手間やヒューマンエラーをなくし、ユーザー管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho FormsとGoogle Workspaceでユーザー情報を管理し、手入力に手間を感じている方
- 新規ユーザーのアカウント発行における入力ミスをなくし、業務を正確に進めたい情報システム担当者
- 複数のSaaSを連携させて、手作業による定型業務そのものを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの回答を基に、Google Workspaceへのユーザー追加が自動化され、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮します。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、名前やメールアドレスなどの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加する」アクションを設定します。
トリガーで取得したフォームの回答内容を、追加するユーザー情報に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Formsのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたい任意のフォームIDを指定してください。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションでは、氏名やメールアドレス、パスワードなどの項目に、トリガーで取得したZoho Formsの回答データを正しく設定してください。
■注意事項
- Zoho Forms、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708 - Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle Workspaceとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Workspaceをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの参加や外部パートナーへのアカウント発行の都度、フォームで受け付けた情報を手作業でGoogle Workspaceに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できるため、アカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogle Workspaceにユーザーを追加している方
- ユーザーアカウントの発行作業に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの担当者の方
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答内容が自動でGoogle Workspaceに反映されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、メールアドレスの打ち間違いや氏名の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザー情報の収集に必要な氏名、メールアドレス、所属部署といった項目を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、フォームの回答内容を、姓名やメインのメールアドレスなどの各項目に対応させて設定します。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Google Workspaceのマイアプリ登録
では、さっそくGoogle Workspaceをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、Google Workspaceというアイコンをクリックします。
なお、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
この期間中なら、制限されているアプリも使えるのでまずは試してみてくださいね。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Workspaceのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの参加や外部パートナーへのアカウント発行の都度、フォームで受け付けた情報を手作業でGoogle Workspaceに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できるため、アカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogle Workspaceにユーザーを追加している方
- ユーザーアカウントの発行作業に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの担当者の方
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答内容が自動でGoogle Workspaceに反映されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、メールアドレスの打ち間違いや氏名の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザー情報の収集に必要な氏名、メールアドレス、所属部署といった項目を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、フォームの回答内容を、姓名やメインのメールアドレスなどの各項目に対応させて設定します。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:フォームが回答されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「フォーム」のアイコンをクリックします。
フォームは元から設定されています。
デフォルトでは名前やアドレスといった基本情報を送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので、必要なら変更を。なければ「次へ」をクリックしましょう！
フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用する名前やアドレスなどを設定しておきましょう。
今回は例として以下のように設定しています。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定
次に、「新規ユーザーを追加する」のアイコンをクリックします。
Google Workspaceと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「新規ユーザーを追加」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
-
姓、名、デフォルトのパスワード、メインのメールアドレス：入力欄をクリックすると以下のように先ほどテスト用に設定した情報を引用できます。
入力の際には活用してください。
-
ログイン時にパスワードを変更してもらう：プルダウンから選択できます。
任意のものを選びましょう。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
アウトプットは、他の項目でも使えることがあるので、うまく活用しましょう！
設定が終わったら、まずは「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Workspaceから取得した値が表示されます。
以下の画像はアウトプットの一例です。詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する方法でした！
Google Workspaceを使った自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、ユーザー登録があった際にGoogle Driveでファイルの権限を付与したり、入社案内をGmailで通知することも可能です。
このように、Google WorkspaceのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
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■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとGoogle Driveでアカウント管理を行っている情報システム担当者の方
- 新メンバー加入時の権限付与作業に、毎回手間と時間を費やしているチームリーダーの方
- 手作業による権限付与のミスをなくし、セキュリティを担保したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に権限付与が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の付与漏れや、誤ったユーザーへの権限設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、セキュリティの向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録をフローボット起動のきっかけとします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとに、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を自動で付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveで権限を付与するアクションでは、付与する権限（閲覧者、編集者など）を、運用に合わせて任意で設定してください。
- 権限を付与したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを任意で設定してください。
- 権限を付与するユーザーのメールアドレスには、トリガーであるGoogle Workspaceのアクションで取得したユーザーのメールアドレス情報を設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
フォームとGoogle Workspaceを連携させることで、新入社員などの情報がGoogle Workspaceに登録され、ユーザーアカウントが自動的に作成されることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、手動で一人ひとりのアカウントを作成・設定する手間が省け、入力ミスも防ぐことが期待できるでしょう。
なお、Yoomは無料アカウントを作成可能です！そのため、今回紹介したフローも無料でお試しいただけます。
気になった方はまず登録をして、実際に使い勝手を確かめてみてくださいね。
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登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
この機会にぜひ、業務自動化の一歩を踏み出しましょう！
