■概要

Jotformで収集した情報を基に、手作業でGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
特に、新入社員の受け入れが重なる時期などには、担当者の負担が大きくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動的に行われ、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した情報をもとに、手作業でGoogle Workspaceにユーザー登録している方
• 新規メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている情報システム担当者の方
• フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信をきっかけに、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のオペレーションで取得した情報を基にユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。
• Google Workspaceのオペレーションでは、氏名やメールアドレスといった各項目に、Jotformから取得したどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。

■注意事項

• Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。