フォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

新しいメンバーの参加や外部パートナーへのアカウント発行の都度、フォームで受け付けた情報を手作業でGoogle Workspaceに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できるため、アカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogle Workspaceにユーザーを追加している方
• ユーザーアカウントの発行作業に時間がかかり、コア業務に集中できずにお困りの担当者の方
• 手作業によるアカウント情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答内容が自動でGoogle Workspaceに反映されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、メールアドレスの打ち間違いや氏名の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ユーザー情報の収集に必要な氏名、メールアドレス、所属部署といった項目を任意で設定してください。
• Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、フォームの回答内容を、姓名やメインのメールアドレスなどの各項目に対応させて設定します。

■注意事項

• Google WorkspaceとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。