Googleフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

Googleフォームで収集した情報をもとに、Google Workspaceへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加できます。手作業による登録業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle Workspaceを用いた手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
• SaaS間の情報連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい情報システム担当者の方
• 従業員の入社手続きなどを効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行業務にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、氏名やメールアドレスなどの入力間違いを防ぎ、正確なユーザー情報の登録を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。ここでフォームの回答情報を各項目にマッピングすることで、回答内容に基づいたユーザーが自動で作成されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
• Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、氏名やメールアドレス、パスワードといった項目に、Googleフォームの回答内容を動的な値として設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。