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「Typeformで集めたアンケートや申し込み情報をMicrosoft SharePointで管理しているけれど、回答があるたびに手作業でフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりすると、多くの時間を取られてしまう…」
「単純な作業とはいえ、件数が増えると負担が大きく、フォルダ名を誤って設定したり、作成漏れが出たりとヒューマンエラーのリスクも心配…」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じている方も少なくないのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Typeformに新しい回答が送信された瞬間に、自動でMicrosoft SharePointに必要なフォルダを作成する仕組み</span>があれば、こうした定型作業から解放されるかもしれません。入力ミスや対応漏れを防ぎつつ、分析や企画などの業務に時間を充てられるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。ぜひ参考にして、日々の業務を効率化してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">TypeformとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TypeformとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、Typeformで受け付けたフォームの回答情報をもとに、Microsoft SharePoint上で様々な操作を自動化することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ転記やファイル管理の手間を大幅に削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Typeformに新しい回答が送信されるたびに、手動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は手間がかかり、命名規則のミスや作成漏れの原因にもなります。
ですが、この連携を使えば、<span class="mark-yellow">フォームの回答内容に基づいてMicrosoft SharePoint内に自動でフォルダが作成される</span>ため、手作業をなくし、迅速かつ正確な情報管理を実現できます。
フォームの回答すべてにフォルダ作成が必要なわけではなく、「特定の選択肢を選んだ」「有料プランに申し込んだ」など、条件に合致する回答の場合のみ対応したいケースもあります。
この連携では、<span class="mark-yellow">設定した条件に合う回答があった場合のみ、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成する</span>よう設定できるので、より柔軟で効率的な業務フローを構築できます。
それでは、さっそく実際にTypeformとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでTypeformとMicrosoft SharePointの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Typeformでフォームが送信されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにTypeformと入力し、Typeformのアイコンをクリックします。
お手持ちのTypeformのアカウントでログインを行ってください。
ログインするとYoomとの連携を求める下記の画面が表示されます。
画面下のAcceptのボタンをクリックしましょう。
マイアプリにTypeformが追加されたことを確認出来たら、Typeformのマイアプリ登録は完了となります。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、Microsoft SharePointのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでサインインを行ってください。
マイアプリにMicrosoft SharePointが追加されたことを確認出来たら、Microsoft SharePointのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるTypeformのトリガー設定を行います。画面赤枠の「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、次の画面の操作を行う前にTypeformにてフォームを作成しましょう。今回は下記のようなフォームを作成して進めています。
Yoomの画面に戻り、下記画面に以下の設定を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されたら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面のテストでフォームの回答結果を取得するため、先ほど作成したフォームに回答を送信してください。
回答を送信したらYoom画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されたら、回答の取得完了となります。
取得した情報より、回答した選択肢を取得するために「取得する値を追加」をクリックしてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
※取得する値を追加する方法はこちらのページにも手順が記載されています。
下記ウィンドウが表示されたら、下の方にあるanswersの中のlabelの+ボタンをクリックしてください。
画面右側の追加する値の欄に、回答の文言が追加されたら追加ボタンをクリックしてください。
取得した値に先ほど追加した値が設定されていることを確認し、保存するボタンをクリックしましょう。
次に、Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定を行います。画面赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定では、Microsoft SharePointのどのフォルダ内に、どんな名称でフォルダを作成するのかを設定していきます。
全て設定が完了したら、テストボタンをクリックしましょう。（※実際にMicrosoft SharePoint上にフォルダが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了です。
Microsoft SharePointを参照し、フォルダが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、Microsoft SharePointへのフォルダ作成設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
TypeformやMicrosoft SharePointを組み合わせれば、入力作業やファイル管理の負担を軽くできます。日常的に発生する定型業務を自動化することで、より大切な業務に集中できるようになります。
Typeformに届いた回答を活用すれば、データ整理や通知作業を効率化できます。入力内容を自動で他のツールに連携できるので、転記の手間や入力ミスを防ぎ、業務の流れをスムーズにすることができます。
Microsoft SharePointに保存されたファイルを基点にすれば、関連情報を他のアプリに自動連携できます。通知やOCR処理と組み合わせることで、情報整理がしやすくなり、チーム全体の業務効率化につながります。
TypeformとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答ごとのフォルダ作成やファイル整理の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、回答内容の確認や顧客へのフォローアップといった、より価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築が可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数の回答を組み合わせてフォルダ名を付けることは可能ですか？
A：はい。他の取得した値と組み合わせたり、画像のように日付情報を組合わせてフォルダ名を作成することができます。
Q：Microsoft SharePointの特定のフォルダへの権限だけで連携設定は可能ですか？
A：はい。Microsoft SharePointの作成先のフォルダについては、Yoomに連携したMicrosoftアカウントの権限に紐づくフォルダのみを選択することが可能なため、特定のフォルダへの権限しか付与されていなくてもそのフォルダに連携を行うことができます。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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