■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方
- チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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