Microsoft SharePointでファイルが追加されたらOCRし、Google スプレッドシートに自動で追加する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されるたび、内容確認とGoogle スプレッドシートへの手入力に時間を要していませんか？
手作業による入力ミスや確認漏れも、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、業務の正確性と効率を高めることにつながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで受領する書類の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 書類からのデータ抽出と入力の自動化で、ヒューマンエラーを減らし業務の正確性を高めたい方
• 定型的なデータ入力業務を効率化し、より戦略的な業務へ時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記時間を短縮します。
• データ入力の自動化により、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得するようにします。
4. 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定において、読み取り対象とするファイル内の特定領域や抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCR機能で抽出したどの情報をスプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。