GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う業務で、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。メールで受信したファイルを都度ダウンロードし、変換ツールで処理してからストレージにアップロードするのは面倒な作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIFFからMP3への変換とGoogle Driveへのアップロードまでを自動化でき、こうしたファイル形式の変換に関わる手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったAIFFファイルをMP3に手作業で変換している方
- 音声ファイルなどの形式変換とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- RPAを活用して、Web上のファイルコンバーターなどの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでAIFFファイルを受信するだけでMP3への変換と保存が自動で完了するため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、AIFFファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAIFFファイルをMP3に変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のキーワードやラベルなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
会議の録音やポッドキャストの音声データなど、AIFF形式のファイルを扱うシーンは多岐にわたりますが、共有や再生のために都度MP3へ手動で変換する作業に手間を感じていませんか？
変換ソフトを立ち上げ、一つずつファイルを処理するのは面倒で、数が増えればそれだけで大きな時間的コストになってしまいます。
もし、特定のメールを受信したり、フォルダにファイルが追加されたりしたタイミングをきっかけに、自動でAIFFからMP3へ変換する仕組みを構築できれば、このような単純作業から解放され、音声コンテンツの編集や配信といった、より創造的な業務に集中できる環境を生み出すことが可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入してファイル変換作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIFFファイルをMP3形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う業務で、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。メールで受信したファイルを都度ダウンロードし、変換ツールで処理してからストレージにアップロードするのは面倒な作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIFFからMP3への変換とGoogle Driveへのアップロードまでを自動化でき、こうしたファイル形式の変換に関わる手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったAIFFファイルをMP3に手作業で変換している方
- 音声ファイルなどの形式変換とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- RPAを活用して、Web上のファイルコンバーターなどの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでAIFFファイルを受信するだけでMP3への変換と保存が自動で完了するため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、AIFFファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAIFFファイルをMP3に変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のキーワードやラベルなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
AIFFからMP3へのファイル変換を自動化する方法
メール受信やフォーム送信、ストレージへのファイルアップロードなど、様々な業務プロセスをきっかけにAIFFからMP3へのファイル変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、これまで手作業で行っていた変換の手間を削減し、業務全体のスピードアップを図ることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メール受信をトリガーにファイル変換を自動化する
Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、AIFFからMP3への変換を自動で実行することができるので、メールでのファイル受け渡しが多い業務フローを効率化し、変換漏れや遅延を防ぎましょう！
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う業務で、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。メールで受信したファイルを都度ダウンロードし、変換ツールで処理してからストレージにアップロードするのは面倒な作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIFFからMP3への変換とGoogle Driveへのアップロードまでを自動化でき、こうしたファイル形式の変換に関わる手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったAIFFファイルをMP3に手作業で変換している方
- 音声ファイルなどの形式変換とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- RPAを活用して、Web上のファイルコンバーターなどの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでAIFFファイルを受信するだけでMP3への変換と保存が自動で完了するため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、AIFFファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAIFFファイルをMP3に変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のキーワードやラベルなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォーム送信をトリガーにファイル変換を自動化する
Yoomの入力フォームなどを通じてファイルが送信された際に、自動でファイル形式を変換することもできるため、外部から音声ファイルを受け付けるフローなどを効率化し、受け付けから後続処理までをシームレスに繋げられます！
フォームでAIFFファイルが送信されたら、RPAでMP3ファイルに変換しOneDriveにアップロードする
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■概要
音声ファイルなどを扱う際、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか？
特に、変換後にクラウドストレージへ保存するまでの一連のフローは、手作業だと時間がかかりがちです。
このワークフローは、フォームにAIFFファイルが送信されると、RPAが自動でMP3に変換し、指定のOneDriveにアップロードまでを行います。手作業による変換とアップロードの手間を解消し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイル形式の変換作業を日常的に行い、効率化したい方
- 変換した音声ファイルをOneDriveで管理しており、アップロードの手間を省きたい方
- ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換からOneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
- 手作業によるファイル変換のミスや、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定して、AIFFファイルの受け付け口を作成します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してMP3ファイルへ変換する処理を組み込みます
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ファイルのアップロードを依頼するフォームのタイトルや質問項目を、運用に合わせて任意に編集できます
- OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスへの保存をトリガーにファイル変換を自動化する
Dropboxのようなストレージサービスに特定のファイルがアップロードされたことを検知して、自動でファイル変換を行う設定も可能なため、チームでのファイル共有やバックアップのプロセスに変換作業を組み込み、一元管理を実現しましょう！
DropboxにAIFFファイルがアップロードされたら、RPAでMP3ファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
音声ファイル、特にAIFF形式のファイルを扱う際、共有や再生のためにMP3への変換を手作業で行っていませんか？この変換プロセスは、単純ですが意外と時間を要する作業です。このワークフローを活用すれば、DropboxにAIFFファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でファイル変換を行い、指定のフォルダに保存します。手作業によるファイル変換の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にAIFFファイルを扱い、MP3への変換を手作業で行っている方
- Dropboxをファイルストレージとして活用し、音声ファイルの管理を効率化したいチームの方
- 自動ファイル変換など、定型的なPC操作の自動化に関心がある業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、`aiff to mp3`の変換から保存までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮します
- 手動での変換作業で起こりがちな、ファイルの取り違えや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、作業の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定することで、フローボットが起動するきっかけを作ります
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したAIFFファイルをYoom上にダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターサイトなどでファイル形式の変換処理を行います
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードして保存します
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションの監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、変換対象のAIFFファイルが保存されているフォルダのパスを設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のMP3ファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信したAIFFファイルをMP3に自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでAIFFファイルを受信した際に、RPA機能でMP3形式へ自動で変換し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA・Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う業務で、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。メールで受信したファイルを都度ダウンロードし、変換ツールで処理してからストレージにアップロードするのは面倒な作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIFFからMP3への変換とGoogle Driveへのアップロードまでを自動化でき、こうしたファイル形式の変換に関わる手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったAIFFファイルをMP3に手作業で変換している方
- 音声ファイルなどの形式変換とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- RPAを活用して、Web上のファイルコンバーターなどの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでAIFFファイルを受信するだけでMP3への変換と保存が自動で完了するため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、AIFFファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAIFFファイルをMP3に変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のキーワードやラベルなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
その後はGmailと同じように進んで、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認したら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
音声ファイルなどを扱う業務で、AIFFファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。メールで受信したファイルを都度ダウンロードし、変換ツールで処理してからストレージにアップロードするのは面倒な作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIFFからMP3への変換とGoogle Driveへのアップロードまでを自動化でき、こうしたファイル形式の変換に関わる手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったAIFFファイルをMP3に手作業で変換している方
- 音声ファイルなどの形式変換とGoogle Driveへの保存を自動化したい方
- RPAを活用して、Web上のファイルコンバーターなどの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでAIFFファイルを受信するだけでMP3への変換と保存が自動で完了するため、手作業でのファイル操作にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや、Google Driveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定して、AIFFファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでAIFFファイルをMP3に変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のキーワードやラベルなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
AIFFファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定
「ブラウザを操作する」をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてください。
ブラウザを操作する設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらは特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、MP3ファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です！
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
-
格納先のファイルID：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
-
ファイル名：任意の名称を設定してください。
※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
-
ファイル：「ファイル」を選択
入力が完了後、「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailとRPAを活用したその他の自動化例
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してDropboxやGoogle Driveに保存したり、受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle DriveやDropboxに格納することもできます。
さらに、Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信するといった自動化も可能です。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
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■概要
Gmailで受信する請求書や発注書といった添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換しDropboxへ格納するため、一連のファイル管理業務を自動化し、作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで日々受信する添付ファイルの管理や整理に課題を感じている方
- RPAを活用して、手作業で行っているファイル変換や保存作業をなくしたい方
- Dropboxをファイルストレージとして利用しており、格納業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からDropboxへのファイル格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信した添付ファイルをPDF形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールを対象に、自動化をしたいメール条件を任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDF変換に使用するWebサイトでの操作や自動化したい一連のアクションを自由に設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダのパスを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信したチラシやキャンペーン画像の情報を、手作業でLINEに転記して顧客に案内していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキスト化し、LINE公式アカウントからブロードキャストメッセージとして一斉送信できます。情報発信業務の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く画像ベースの案内を、LINEで迅速に共有したいと考えている店舗運営者の方
- テキストの抽出とLINEへの転記作業に、時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- OCRとLINE公式アカウントを連携させ、情報発信業務の自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、自動で画像がテキスト化されLINEで送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化したいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、受信メールに添付された画像ファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「ブロードキャストメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストをメッセージとして送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取った画像の中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。
- LINE公式アカウントで送信するメッセージ本文は、固定の文章を設定するだけでなく、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、自由に設定できます。
■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する」ワークフローです。
メールで受け取った画像ファイルを自動的に圧縮し、効率的にGoogle Driveへ保存することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に画像を受信し、手動で管理に時間を取られている方
- 画像ファイルのサイズが大きく、Google Driveの容量を効果的に活用したい方
- 業務プロセスの自動化を進め、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
- RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量の画像をGmailで受信すると、その管理や保管に手間がかかることがあります。
さらに、画像ファイルのサイズが大きいと、ストレージの容量を圧迫する原因にもなります。
そこで、このワークフローを活用すれば、受信した画像を自動で圧縮し、Google Driveに整理整頓して保存することが可能です。
これにより、手動でのファイル管理が不要となり、業務の効率化が図れます。
また、自動処理により、人為的なミスや漏れを防ぎ、データ管理の信頼性が向上します。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
AIFFからMP3への変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間と時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。
これにより、ファイル形式を気にすることなくスムーズなデータ共有が可能となり、音声コンテンツの制作や管理といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したようなファイル変換の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
