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会議の録音やポッドキャストの音声データなど、AIFF形式のファイルを扱うシーンは多岐にわたりますが、共有や再生のために都度MP3へ手動で変換する作業に手間を感じていませんか？
変換ソフトを立ち上げ、一つずつファイルを処理するのは面倒で、数が増えればそれだけで大きな時間的コストになってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信したり、フォルダにファイルが追加されたりしたタイミングをきっかけに、自動でAIFFからMP3へ変換する仕組み</span>を構築できれば、このような単純作業から解放され、音声コンテンツの編集や配信といった、より創造的な業務に集中できる環境を生み出すことが可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入してファイル変換作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIFFファイルをMP3形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
メール受信やフォーム送信、ストレージへのファイルアップロードなど、様々な業務プロセスをきっかけにAIFFからMP3へのファイル変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、これまで手作業で行っていた変換の手間を削減し、業務全体のスピードアップを図ることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、AIFFからMP3への変換を自動で実行する</span>ことができるので、メールでのファイル受け渡しが多い業務フローを効率化し、変換漏れや遅延を防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームなどを通じてファイルが送信された際に、自動でファイル形式を変換する</span>こともできるため、外部から音声ファイルを受け付けるフローなどを効率化し、受け付けから後続処理までをシームレスに繋げられます！
<span class="mark-yellow">Dropboxのようなストレージサービスに特定のファイルがアップロードされたことを検知して、自動でファイル変換を行う</span>設定も可能なため、チームでのファイル共有やバックアップのプロセスに変換作業を組み込み、一元管理を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、GmailでAIFFファイルを受信した際に、RPA機能でMP3形式へ自動で変換し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
その後はGmailと同じように進んで、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認したら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
最初の設定です！
ここからは、「GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
AIFFファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
「ブラウザを操作する」をクリックしましょう！
[注意事項]
ブラウザを操作する設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらは特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、MP3ファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
入力が完了後、「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでAIFFファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してDropboxやGoogle Driveに保存したり、受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle DriveやDropboxに格納することもできます。さらに、Gmailで受信した画像をOCRでテキスト抽出し、LINEでブロードキャストメッセージを送信するといった自動化も可能です。
AIFFからMP3への変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間と時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。</span>
これにより、ファイル形式を気にすることなくスムーズなデータ共有が可能となり、音声コンテンツの制作や管理といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したようなファイル変換の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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