Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

Gmailで受信する請求書や発注書といった添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換しDropboxへ格納するため、一連のファイル管理業務を自動化し、作業負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで日々受信する添付ファイルの管理や整理に課題を感じている方
• RPAを活用して、手作業で行っているファイル変換や保存作業をなくしたい方
• Dropboxをファイルストレージとして利用しており、格納業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からDropboxへのファイル格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信した添付ファイルをPDF形式に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールを対象に、自動化をしたいメール条件を任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDF変換に使用するWebサイトでの操作や自動化したい一連のアクションを自由に設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダのパスを任意で指定してください。

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691