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「このDOCXファイル、必要な部分だけ画像にして資料に貼りたいけど、いちいちスクリーンショットを撮って加工するのが面倒…」
「複数のDOCXファイルをPNGに変換しないといけないけど、単純作業の繰り返しで時間がもったいない…」
Word（DOCX）ファイルからPNG画像への変換作業に手間や時間を取られていませんか？
もし<span class="mark-yellow">メールで受け取ったり、特定のフォルダに保存したDOCXファイルを自動でPNG画像に変換し、指定の場所に保存できる仕組み</span>があれば、こうした煩わしい手作業から解放されます。その結果、資料作成や情報共有など、本来集中すべき業務をよりスピーディーに進められます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できます。ぜひこの機会に導入し、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DOCXファイルをPNG画像へ自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
様々なツールを起点としてDOCXファイルをPNG画像へ自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
この自動化により、手作業による変換の手間や時間を大幅に削減できます。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するDOCXファイル付きメールを受信した際、RPA機能が自動でファイルをPNG画像へ変換する</span>フローです。
添付ファイルを手動で保存して変換する一連の作業をなくし、業務を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームなどでDOCXファイルが提出された際、RPA機能が自動でPNG画像に変換する</span>フローです。
申請書やレポートといったファイルの提出後の処理をスムーズに進め、迅速な対応を実現します。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービス上の指定フォルダにDOCXファイルが追加された際、RPA機能が自動でPNG画像に変換して保存する</span>フローです。
ファイルのバックアップや整理と同時に画像化も完了させ、より効率的なファイル管理・活用をサポートします。
それではここから代表的な例として、GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、DOCXファイル付きメール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
最後に、連携したGmailアドレスにDOCXファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。別のサイトを使用する際には、2以下のアクションを削除してから再度設定しなおしが必要です。
1から順番にテストが実行されていきます。処理が終わるまでそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がDOCXからPNGに変換されました！
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてHP用資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、PNG形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
Yoomでは、Gmailと連携したさまざまな業務自動化を簡単に実現できます。
ここでは、Gmailに関連する自動化テンプレートをいくつかご紹介します。たとえば、受信メールの内容をAIで自動抽出しGoogleドキュメントへ追加したり、アンケート結果をGoogle スプレッドシートに記録したり、ChatGPTで要約してSlackに通知することも可能です。
これらの自動化を活用することで、日々の情報整理やデータ登録の手間を減らし、よりスムーズな業務運用を実現できます。
DOCXファイルを自動でPNG画像へ変換する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルを開く・スクリーンショットを撮る・加工・保存するといった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。</span>
これにより資料作成や情報共有のスピードが格段に向上し、より創造的なコア業務に集中する時間と環境が生まれます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングなどの専門的な知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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