GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

メールで受け取ったWord（DOCX）ファイルを都度開き、PNG形式に手作業で変換・保存する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。特に急いでいる時や、ファイル数が多い場合には大きな負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のDOCXファイルを受信した際に、RPAが自動でDOCXからPNGへの変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存します。これにより、一連の変換作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取るDOCXファイルのPNG変換を手作業で行っている方
定期的に発生する変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
RPAを活用してファイル形式の変換プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでの受信を起点に、DOCXからPNGへの変換と保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
手動でのファイル変換時に起こりうる、保存し忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをPNGに変換する操作を記録します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、変換後のPNGファイルを格納するフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691