Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する

■概要

毎月Gmailに届く大量の請求書、その添付ファイルを開いて内容を確認し、Notionの管理表に一つひとつ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AI OCRが請求書の内容を自動で読み取り、Notionデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書の処理を手作業で行い、負担を感じている経理・バックオフィス担当者の方
• Notionを情報管理のハブとして活用しており、手入力によるヒューマンエラーをなくしたい方
• 請求書処理のような定型業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの請求書受信からNotionへのデータ登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を転記するため、手作業による金額や日付の入力間違い、請求書の見落としといったミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたい請求書メールに付与するラベルを任意で指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Notionへのレコード追加時には、特定の情報を固定値として入力したり、前工程で取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなどのカスタマイズができます。

■注意事項‍

• Gmail、NotionとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。