GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「このDOCXファイル、古いシステムだと開けないからDOC形式に変換しないと…」
「ファイルの互換性のために、毎回手作業で変換するのが地味に面倒…」
このように、異なるファイル形式への変換作業に手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、メールやフォーム、ストレージサービスなど、様々なツールで受け取ったDOCXファイルを自動でDOC形式に変換し、指定の場所に保存できる仕組みがあれば、こうした日々の小さなストレスから解放され、より生産的な業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDOCXファイルをDOC形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
DOCXファイルをDOC形式に変換する自動化の方法
普段お使いの様々なツールを起点として、DOCXファイルをDOC形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にファイルを変換する
Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをトリガーにして、RPAで自動的にファイル形式を変換することができるので、メールで受け取ったファイルの互換性を都度確認・変換する手間を削減できます。
GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームを起点にファイルを変換する
フォームにファイルがアップロード・送信されたことをトリガーにして、RPAで自動的にファイル形式を変換することもできるので、応募書類や提出物など、様々な用途で受け取るファイルの形式を統一し、管理を効率化しましょう。
フォームでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しOneDriveにアップロードする
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■概要
書類のやり取りにおいて、DOCXファイルをDOC形式に変換する作業に手間を感じることはありませんか。この手作業は、ファイルが増えるほど負担になり、他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したDOCXファイルを自動でDOC形式に変換し、指定のOneDriveへ保存します。面倒なDOCXからDOCへのファイル変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にDOCXからDOCへのファイル変換を行っており、作業の効率化を求めている方
- OneDriveで書類管理をしており、ファイル形式の統一を自動で行いたいと考えている方
- RPAを使ってファイル変換のような定型的なブラウザ操作を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルがアップロードされると自動で処理が実行されるため、DOCXからDOCへの変換や保存にかかる作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイル変換やアップロードがなくなることで、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、DOCXファイルを受け取るための「ファイルアップロードフォーム」を設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、DOCXからDOCへのファイル変換を行う操作を記録します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するファイルアップロードフォームのタイトルや質問内容は、実際の業務に合わせて自由に編集が可能です
- OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスを起点にファイルを変換する
Dropboxなどのストレージサービスにファイルが追加されたことをトリガーにして、RPAで自動的にファイル形式を変換することもできるため、チーム内で共有されるファイルの形式を統一し、誰でもスムーズにファイルを開ける環境を構築できます。
DropboxにでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換し保存する
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■概要
文書ファイルの形式が異なり、その都度変換ツールを開いて作業することに手間を感じていませんか。特に、特定の相手先にはDOC形式で提出する必要があるなど、ファイル変換が頻繁に発生すると、業務の負担になりがちです。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにDOCXファイルが追加されるだけで、RPAが自動でファイル形式を変換し、指定の場所に保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上でファイルのやり取りをしており、形式の変換作業に時間を要している方
- 特定のファイル形式への変換作業を定常的に行っている方
- 手作業によるファイル変換をなくし、本来の業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動で変換・保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮できます
- 手作業による変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のDOCXファイルを指定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイルコンバーターサイトなどを利用してDOC形式に変換します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーでファイルが検知されたフォルダのパスを正しく設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したDOCXファイルをDOCに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- フローをONにし、動作確認
GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からGmailを検索するか、一覧から探してください。
次の画面で、「Sign in with Google」を押下します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリック。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下してください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックし、Gmailと同様に設定を進めてください。
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
- ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「トリガーの起動時間」を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、「ラベル」を設定します。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成してみました。以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailの設定が完了したら、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択します。
DOCXファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ4：ブラウザを操作する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
[注意事項]
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてください。
ブラウザを操作するオペレーション設定では事前準備が必要です。
まずは、こちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
そのあと、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう！
Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを参照して、設定を行ってください。なお、アクション名は任意の名称を設定してください。
「1.URLにアクセス」では、対象のURLに任意のURLを入力して「保存する」をクリックします。
これにより、Yoomが自動でブラウザを開き、指定したサイトに対してブラウザ操作を指定できるようになります。
※今回は操作例として、外部変換サイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。ご自身で指定したサイト上で、アクションを一つずつ設定していきましょう。なお、設定の方法はヘルプページを参考にしてください！
「2.ファイルをアップロード」では、デフォルトで、前段階で取得した添付ファイルが設定されています。こちらも特段変更は不要です。
他の3~5の工程は、クリックして「保存」をしてください。
すべての設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、DOCファイルをダウンロード出来ます。
ここまで確認ができたら「保存する」でRPA機能の設定は完了です。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
-
格納先のファイルID：入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定します。
-
ファイル名：任意の名称に設定してください。
※以下のように、アウトプットを引用して設定も可能です。
-
ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
-
ファイル：「ファイル」を選択
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
以上で、「GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
GmailやRPAを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGmailやRPAを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、GmailやRPAに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailで受信したJPEGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書といったJPEG画像の添付ファイルを開き、内容を確認して手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたJPEGファイルから文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのJPEG画像から、手作業でデータ入力を行っている方
- 画像データからの転記作業における入力ミスや確認漏れを減らしたいと考えている方
- OCRを活用して、紙や画像ベースの定型業務の自動化を検討している業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から画像の内容読み取り、転記までを自動化するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを対象とします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や特定の取引先名など、対象とするメールに含まれるキーワードを任意で指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい情報に合わせて、抽出項目や使用するAIモデル、言語などを任意で設定・調整することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先のファイル（スプレッドシートID）、シート（シートID）、および追加する各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで書類を受信したら、OCRで読み取りAIで特許侵害を確認し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する大量の書類、特に特許関連の確認作業は手間がかかります。専門的な判断も求められるため、見落としのリスクや担当者の負担が大きいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでの書類受信を起点としてOCR機能で内容を自動で読み取り、AI機能が特許侵害の可能性を分析、その結果をDiscordへ迅速に通知するため、一連の確認プロセスを効率化し、課題の解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する書類の特許侵害チェックを手作業で行い、時間を要している知財・法務担当者の方
- OCR機能やAI機能を活用して書類確認の精度向上と効率化を図りたいと考えている業務改善担当者の方
- 特許関連のリスク情報を迅速にチームへ共有し、対応の迅速化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの書類受信から特許侵害の可能性分析、Discordへの通知までを自動化するため、手作業による確認や情報共有の時間を削減できます。
- OCR機能によるテキスト抽出とAI機能による分析を通じて、人の目による確認作業で起こり得る見落としや判断のばらつきといったヒューマンエラーを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定することで、該当するメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された書類からテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基に特許侵害の可能性について分析を行います。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特許関連書類であることを特定するためのキーワード（例えば「特許」「発明」など）や、特定の送信者メールアドレスなどを任意で設定してください。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象とするファイル形式や、画像内のどの部分から文字を抽出するかなどを、受信する書類の特性に応じて設定が可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、特許侵害の確認を行うためのプロンプト（指示内容）を、より詳細な分析や特定の観点からの評価に合わせて任意の内容で設定できます。
- Discordの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信するチャンネルを自由に選択できる他、通知メッセージに固定の補足情報を加えたり、OCR機能で抽出した書類名やAI機能による分析結果といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値としてメッセージ内に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- GmailとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
DOCXファイルからDOCファイルへの変換を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換作業の手間を完全に無くし、ファイルの互換性に関する問題を未然に防ぐことができます。
これにより、必要な時にすぐにファイルを利用できる状態が整い、業務の中断を防ぎ、本来集中すべきタスクに専念できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
