■概要
Gmailで日々受信する大量の書類、特に特許関連の確認作業は手間がかかります。専門的な判断も求められるため、見落としのリスクや担当者の負担が大きいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでの書類受信を起点としてOCR機能で内容を自動で読み取り、AI機能が特許侵害の可能性を分析、その結果をDiscordへ迅速に通知するため、一連の確認プロセスを効率化し、課題の解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する書類の特許侵害チェックを手作業で行い、時間を要している知財・法務担当者の方
- OCR機能やAI機能を活用して書類確認の精度向上と効率化を図りたいと考えている業務改善担当者の方
- 特許関連のリスク情報を迅速にチームへ共有し、対応の迅速化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの書類受信から特許侵害の可能性分析、Discordへの通知までを自動化するため、手作業による確認や情報共有の時間を削減できます。
- OCR機能によるテキスト抽出とAI機能による分析を通じて、人の目による確認作業で起こり得る見落としや判断のばらつきといったヒューマンエラーを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定することで、該当するメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付された書類からテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基に特許侵害の可能性について分析を行います。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特許関連書類であることを特定するためのキーワード（例えば「特許」「発明」など）や、特定の送信者メールアドレスなどを任意で設定してください。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象とするファイル形式や、画像内のどの部分から文字を抽出するかなどを、受信する書類の特性に応じて設定が可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、特許侵害の確認を行うためのプロンプト（指示内容）を、より詳細な分析や特定の観点からの評価に合わせて任意の内容で設定できます。
- Discordの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信するチャンネルを自由に選択できる他、通知メッセージに固定の補足情報を加えたり、OCR機能で抽出した書類名やAI機能による分析結果といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値としてメッセージ内に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- GmailとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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