DropboxにでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換し保存する

■概要

文書ファイルの形式が異なり、その都度変換ツールを開いて作業することに手間を感じていませんか。特に、特定の相手先にはDOC形式で提出する必要があるなど、ファイル変換が頻繁に発生すると、業務の負担になりがちです。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにDOCXファイルが追加されるだけで、RPAが自動でファイル形式を変換し、指定の場所に保存します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropbox上でファイルのやり取りをしており、形式の変換作業に時間を要している方
• 特定のファイル形式への変換作業を定常的に行っている方
• 手作業によるファイル変換をなくし、本来の業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動で変換・保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮できます
• 手作業による変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のDOCXファイルを指定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイルコンバーターサイトなどを利用してDOC形式に変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーでファイルが検知されたフォルダのパスを正しく設定してください
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691