■概要
Gmailに届く請求書や申込書といったJPEG画像の添付ファイルを開き、内容を確認して手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたJPEGファイルから文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのJPEG画像から、手作業でデータ入力を行っている方
- 画像データからの転記作業における入力ミスや確認漏れを減らしたいと考えている方
- OCRを活用して、紙や画像ベースの定型業務の自動化を検討している業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から画像の内容読み取り、転記までを自動化するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを対象とします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や特定の取引先名など、対象とするメールに含まれるキーワードを任意で指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい情報に合わせて、抽出項目や使用するAIモデル、言語などを任意で設定・調整することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、記録先のファイル（スプレッドシートID）、シート（シートID）、および追加する各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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