フォームでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

書類のやり取りにおいて、DOCXファイルをDOC形式に変換する作業に手間を感じることはありませんか。この手作業は、ファイルが増えるほど負担になり、他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したDOCXファイルを自動でDOC形式に変換し、指定のOneDriveへ保存します。面倒なDOCXからDOCへのファイル変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にDOCXからDOCへのファイル変換を行っており、作業の効率化を求めている方
• OneDriveで書類管理をしており、ファイル形式の統一を自動で行いたいと考えている方
• RPAを使ってファイル変換のような定型的なブラウザ操作を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルがアップロードされると自動で処理が実行されるため、DOCXからDOCへの変換や保存にかかる作業時間を短縮できます
• 手作業によるファイル変換やアップロードがなくなることで、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防止します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、DOCXファイルを受け取るための「ファイルアップロードフォーム」を設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、DOCXからDOCへのファイル変換を行う操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するファイルアップロードフォームのタイトルや質問内容は、実際の業務に合わせて自由に編集が可能です
• OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存先となる任意のドライブIDと格納先フォルダのアイテムIDを設定してください

‍■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691