GmailでDOCXファイルを受信したら、RPAでDOCファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

メールで受信したDOCXファイルを、古い形式であるDOCファイルへ手動で変換する作業に時間を取られていませんか。特に、取引先との互換性の問題で変換が頻繁に発生する場合、その手間は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたDOCXファイルをRPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業から解放され、より生産的な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

日常的に発生するファイル変換作業を自動化し、効率化したいと考えている方
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、一連の流れを自動化したい方
ファイルの互換性問題を自動で解消し、円滑なドキュメント共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からGoogle Driveへの保存までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCXファイルをDOC形式に変換する操作を行います
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で設定してください

■注意事項

‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691