「Dropboxにアップロードした画像ファイルを、いちいち手作業でPDFに変換するのが面倒…」
「複数のファイルをまとめてPDF化したいけど、時間がかかるし、変換ミスも怖い…」
このように、日常的に発生するファイル形式の変換作業に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されたら、自動でPDF形式に変換して別のストレージに保存される仕組みがあれば、こうしたファイル変換に関わる定型業務から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxに保存されたファイルをPDF形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試せます。
DropboxでJPGファイルがアップロードされたらPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、手動でファイルをPDFに変換・移動している方
・Dropboxにアップロードした画像ファイルのPDF化を効率化したいと考えている方
・定型的なファイル変換作業における、格納先の間違いなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
DropboxのファイルをPDFに変換し、Boxに自動で保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、DropboxにJPGファイルがアップロードされたら、自動でPDFに変換してBoxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
DropboxでJPGファイルがアップロードされたらPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、手動でファイルをPDFに変換・移動している方
・Dropboxにアップロードした画像ファイルのPDF化を効率化したいと考えている方
・定型的なファイル変換作業における、格納先の間違いなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
DropboxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
BoxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
DropboxでJPGファイルがアップロードされたらPDFに変換して、Boxに格納する
試してみる
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、手動でファイルをPDFに変換・移動している方
・Dropboxにアップロードした画像ファイルのPDF化を効率化したいと考えている方
・定型的なファイル変換作業における、格納先の間違いなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Dropboxでトリガーを設定する
今回は、Dropbox内のフォルダに新しいファイルが追加されたときにフローを起動する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
Dropboxのトリガーアクションを選択します。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選び、Dropboxアカウントを接続します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
対象のフォルダを確認します。
ここでは「test」というフォルダ内に「TEST.jpg」というファイルが存在している状態です。
このフォルダをトリガー対象として設定します。
対象のフォルダパスを「/test」と入力します。
ファイル名には「TEST」を入力し、この名前を含むファイルが追加されたときのみトリガーが起動するようにします。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定したフォルダ内のファイル情報が表示されます。
内容を確認したら「完了」をクリックします。
ステップ4：Dropboxからファイルをダウンロードする
続いて、トリガーで検知したファイルをDropboxからダウンロードする設定を行います。
2つ目のアクションフローを選択します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
「ファイルをダウンロード」アクションを選び、Dropboxアカウントを接続します。
接続ができたら「次へ」をクリックします。
ダウンロード対象のフォルダパスを「/test」と入力します。
ファイル名にはトリガーで取得した「TEST.jpg」を設定します。
準備ができたら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ファイルのダウンロードが完了します。
確認後「完了」をクリックします。
ステップ5：ブラウザを使ってPDF変換を行う
次に、ダウンロードした画像ファイルをPDFに変換するためにブラウザ操作を設定します。
3つ目のアクションフローを選択します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、「『ブラウザを操作する』の設定方法」もチェックしてみてくださいね。
Chromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
今回は以下のようなサイトを活用しましたが、ブラウザを操作するオペレーションでは、それぞれのWebサイトに合った形に自由にカスタマイズしてください。
1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
テストが成功すると、PDFファイルが作成されたことが確認できます。
「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ6：Boxに変換後のファイルをアップロードする
最後に、作成されたPDFファイルをBoxにアップロードします。
4つ目のアクションフローを選択します。
「ファイルをアップロード」アクションを選び、Boxアカウントを接続します。
接続後、「次へ」をクリックします。
アップロードするファイル名を「TEST.pdf」と入力します。
格納するフォルダのIDを設定し、ファイルの添付方法では「取得した値を使用」を選択します。
「ファイル」欄には「ダウンロードしたファイル」を指定します。
すべて入力したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ファイルがBoxに正しくアップロードされたことが表示されます。
「完了」をクリックして設定を保存します。
Box内のフォルダを開くと、変換された「TEST.pdf」が表示されます。
これでDropboxからBoxまでの自動PDF変換フローの設定が完了です！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がDropbox上のファイルを自動でPDFに変換する方法です。
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Dropboxを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
電子契約や稟議完了書類のDropbox保存を自動化できます。
請求書の自動収集に加え、OCRによるGoogle スプレッドシートへの転記やSlack通知も実現し、あらゆる重要書類をDropboxへ集約し、管理と活用を効率化します。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
試してみる
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする
試してみる
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
試してみる
クラウドサインで締結が完了したら、書類をDropbox(ドロップボックス)に格納します。
クラウドサービスの請求書を取得しDropboxにアップロードする
試してみる
クラウドサービスの請求書を取得しDropboxにアップロードするフローです。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードする
試してみる
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードするフローです。
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納する
試してみる
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
■注意事項
・GMOサイン、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
まとめ
Dropbox上のファイルをPDFに自動変換するフローをご紹介しましたが、この仕組みを活用することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換や、別サービスへのアップロードといった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。これにより、ファイル管理にかかる時間を削減できるため、より付加価値の高いコア業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：変換後のPDFファイル名を自動で設定できますか？
A：
Boxへアップロードするファイル名を記入する際に、取得した値や日付を組み合わせた動的リネームが可能です。
Q：複数の画像ファイルを1つのPDFにまとめることはできますか？
A：
はい、可能です。各画像をPDF化した後、「PDFファイルを結合」で1冊にまとめられます。ファイル名も同画面で指定できます。「データを操作・変換する」の設定方法 をあわせてご確認ください。
Q：ファイルの変換に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
