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「Dropboxにアップロードした画像ファイルを、いちいち手作業でPDFに変換するのが面倒…」
「複数のファイルをまとめてPDF化したいけど、時間がかかるし、変換ミスも怖い…」
このように、日常的に発生するファイル形式の変換作業に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されたら、自動でPDF形式に変換して別のストレージに保存される仕組みがあれば、こうしたファイル変換に関わる定型業務から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう。
YoomにはDropboxに保存されたファイルをPDF形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに試せます。
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、DropboxにJPGファイルがアップロードされたら、自動でPDFに変換してBoxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
DropboxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
BoxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
DropboxにアップロードされたJPGファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換し、さらにBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の処理が完了するため、ファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
今回は、Dropbox内のフォルダに新しいファイルが追加されたときにフローを起動する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
Dropboxのトリガーアクションを選択します。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選び、Dropboxアカウントを接続します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
対象のフォルダを確認します。
ここでは「test」というフォルダ内に「TEST.jpg」というファイルが存在している状態です。
このフォルダをトリガー対象として設定します。
対象のフォルダパスを「/test」と入力します。
ファイル名には「TEST」を入力し、この名前を含むファイルが追加されたときのみトリガーが起動するようにします。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定したフォルダ内のファイル情報が表示されます。
内容を確認したら「完了」をクリックします。
続いて、トリガーで検知したファイルをDropboxからダウンロードする設定を行います。
2つ目のアクションフローを選択します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
「ファイルをダウンロード」アクションを選び、Dropboxアカウントを接続します。
接続ができたら「次へ」をクリックします。
ダウンロード対象のフォルダパスを「/test」と入力します。
ファイル名にはトリガーで取得した「TEST.jpg」を設定します。
準備ができたら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ファイルのダウンロードが完了します。
確認後「完了」をクリックします。
次に、ダウンロードした画像ファイルをPDFに変換するためにブラウザ操作を設定します。
3つ目のアクションフローを選択します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、「『ブラウザを操作する』の設定方法」もチェックしてみてくださいね。
Chromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
今回は以下のようなサイトを活用しましたが、ブラウザを操作するオペレーションでは、それぞれのWebサイトに合った形に自由にカスタマイズしてください。
1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
テストが成功すると、PDFファイルが作成されたことが確認できます。
「保存する」をクリックして次に進みます。
最後に、作成されたPDFファイルをBoxにアップロードします。
4つ目のアクションフローを選択します。
「ファイルをアップロード」アクションを選び、Boxアカウントを接続します。
接続後、「次へ」をクリックします。
アップロードするファイル名を「TEST.pdf」と入力します。
格納するフォルダのIDを設定し、ファイルの添付方法では「取得した値を使用」を選択します。
「ファイル」欄には「ダウンロードしたファイル」を指定します。
すべて入力したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ファイルがBoxに正しくアップロードされたことが表示されます。
「完了」をクリックして設定を保存します。
Box内のフォルダを開くと、変換された「TEST.pdf」が表示されます。
これでDropboxからBoxまでの自動PDF変換フローの設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がDropbox上のファイルを自動でPDFに変換する方法です。
電子契約や稟議完了書類のDropbox保存を自動化できます。
請求書の自動収集に加え、OCRによるGoogle スプレッドシートへの転記やSlack通知も実現し、あらゆる重要書類をDropboxへ集約し、管理と活用を効率化します。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.Slackを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書の管理をfreeeサインで行っているが、保存先の整理に手間を感じている方
2.クラウドストレージとしてDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、契約書のデータを一元管理したい方
・手動でファイルを移動する手間を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードすることで、契約書の管理が一元化されるメリットがあります。
これにより、必要な契約書を素早く検索し、迅速にアクセスすることができます。
契約書の保管場所を統一することで、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。
また、Dropboxの共有機能を活用することで、メンバー間での契約書の共有が簡単になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・freeeサインとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。
取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■設定方法
・クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。
・ループで処理の繰り返し設定をしてください。
・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。
・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。
■注意事項
・クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
毎月、様々なクラウドサービスにログインして請求書をダウンロードし、管理のためにDropboxへアップロードする作業は、手間がかかる上に忘れてしまうリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに必要情報を入力するだけでRPAがブラウザを自動で操作し、請求書を取得してDropboxへアップロードするため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・チームでコラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手続きを効率化したい方
・申請が承認されたら自動で必要な処理を実行し、作業時間を短縮したいと考える方
2.ファイル管理にDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、承認された申請書類を自動で保管したい方
・ファイルのアップロードや整理に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットとして、コラボフローで申請が承認された際に自動的に申請書類がPDF形式でDropboxにアップロードされるという点があります。
これにより、申請書類の保存と管理がスムーズに行えるだけでなく、手動でのアップロード作業が不要になり、業務効率が向上します。
また、Dropbox内に自動で整理された申請書類が保存されるため、必要な書類をすぐに見つけ出すことができ、時間の節約にもつながります。
さらに、書類の一元管理が実現することで、チームメンバー間での情報共有が円滑に行え、コミュニケーションが強化されるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
2.GMOサインを利用している企業やチーム
3.Dropboxを利用している企業やチーム
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
Dropbox上のファイルをPDFに自動変換するフローをご紹介しましたが、この仕組みを活用することで、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換や、別サービスへのアップロードといった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。これにより、ファイル管理にかかる時間を削減できるため、より付加価値の高いコア業務に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：変換後のPDFファイル名を自動で設定できますか？
A：
Boxへアップロードするファイル名を記入する際に、取得した値や日付を組み合わせた動的リネームが可能です。
Q：複数の画像ファイルを1つのPDFにまとめることはできますか？
A：
はい、可能です。各画像をPDF化した後、「PDFファイルを結合」で1冊にまとめられます。ファイル名も同画面で指定できます。「データを操作・変換する」の設定方法 をあわせてご確認ください。
Q：ファイルの変換に失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
