【ノーコードで実現】オンラインで様々なファイルをPDFに変換し、自動で格納する方法

Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
・定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
・`online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Microsoft WordやMicrosoft Excel、画像ファイルなどを一つひとつPDFに変換し、決まったフォルダに保存する作業、手間がかかると感じていませんか？

特に、様々な形式のファイルが異なるツールから送られてくる場合、その都度対応するのは大変であり、急いでいる時に変換を忘れたり、保存先を間違えたりと、手作業ならではのミスに悩まされることも少なくありません。

もし、メールやチャット、フォームなどで受信した様々な形式のファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに自動で保存できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やミスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには受信したファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
・定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
・`online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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ファイルをPDFに変換する自動化の方法

ここでは、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、指定のオンラインストレージに格納する具体的な自動化の例を紹介します。
ファイル形式の変換と保存作業を自動化すれば、手作業の手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができるので、業務効率が向上します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールツールで受信したファイルをPDFに変換する

Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFに変換してGoogle Driveなどのオンラインストレージに格納することができます。
メールに添付された重要書類の管理や共有がスムーズになります！

Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
・定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
・`online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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チャットツールで受信したファイルをPDFに変換する

Slackなどのチャットツールにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDFに変換してOneDriveなどのオンラインストレージに保存することもできます。
チャットでのファイル共有後の面倒な整理作業から解放されます！

Slackでファイルが投稿されたら、オンラインサイトでPDFに変換してOneDriveに格納する

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■概要
Slackで共有されたファイルを、その都度オンラインのPDF変換サイトで処理し、手作業でOneDriveに保存していませんか。この一連の作業は単純ですが、積み重なると大きな手間になり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackへのファイル投稿をきっかけに、RPAがオンラインサイト上でPDFへ自動変換し、指定のOneDriveフォルダに格納までを自動化するため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで共有されるファイルを、日常的にPDFに変換して管理している方
・手作業でのonline to pdf変換や、ファイル保存の手間を削減したいと考えている方
・OneDriveでのファイル管理を徹底しており、格納漏れなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームで受信したファイルをPDFに変換する

Googleフォームなどでファイルが送信されたら、添付されたファイルを自動的にPDFへ変換しDropboxなどのストレージサービスに格納します。
応募書類や提出物の管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。

Googleフォームでファイルが送信されたら、オンラインサイトでPDFに変換してDropboxに格納する

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■概要
様々な形式のファイルをオンラインでPDFに変換する作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか？手作業での変換や保存は、ファイル名の付け間違いや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能がオンラインサイトでPDFに変換し、自動でDropboxに格納できます。一連のファイル処理業務を効率化し、ミスなく管理することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでファイルを受け付け、オンラインでのPDF変換を手作業で行っている方
・様々な形式のファイルをPDFに統一し、Dropboxで効率的に管理したいと考えている方
・申請書類の受付から保管までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Gmailで受信したファイルをPDFに変換しGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
・定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
・`online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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ステップ1: GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Gmailのマイアプリ登録

では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、クリックします。

1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

Google Driveのマイアプリ登録

Google Driveも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先はGmailと同じように進めていけば、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmail・Google Driveのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
・定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
・`online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:特定のラベルのメールを受信したら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。

Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のラベルのメールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
  どれにするか悩んだら、まずは一番短い時間で試してみるのがおすすめです！
  

• ラベル：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

設定が終わったらテストのため、 Gmailの画面でラベルをつけたメールを送信してください。
その際、ファイルを添付するのを忘れないようにしましょう。
なお、今回はテストとして以下のようなメールを送信しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。

回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Gmailから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:任意のサイトでPDFに変換する設定

次に、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。

※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけの機能です。
フリープランやミニプラン、チームプランでフローボットからブラウザ操作を試すとエラーになるので気をつけてくださいね。

ちなみに、有料プランには2週間の無料トライアルが用意されています。この期間中なら、有料プランのアプリやブラウザ操作もひと通り試せるので、まずはトライアルでチェックしてみるのもおすすめです！

まず、事前準備として設定用のChrome拡張機能を追加する必要があります。
Google Chromeでこちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。

追加後、「拡張機能を管理」から、「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。

事前準備が終わったら、さっそく設定していきましょう！
今回はデフォルトでは変換用のサイトにアクセス→ファイルアップロード→クリック→待機→ファイルダウンロードという設定になっています。
まず、一番上のURLにアクセスをクリックしましょう。

アクション名は任意のものを入力してください。
対象のURLには、PDFへの変換に使うサイトのURLを設定しましょう。

なお、ブラウザを操作するオペレーションの設定は、詳しいガイドやチュートリアルを用意してあります。
やり方で迷ったときは、こちらの記事もチェックしてみてくださいね。
設定が終わったらテストをクリックします。

テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。

ステップ5:Google Driveに保存する設定

最後に、「ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。

Google Driveと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロードする」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• 格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
  

• ファイル名：「ブラウザを操作する」で取得したPDFファイルが元から設定されています。

• ファイルの添付方法：プルダウンで「アップロード」か「取得した値を使用する」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。
  設定が終わったらテストをしましょう。
  

テストが成功したら、保存を忘れずに行いましょう！

念のため、Google Driveの画面でもファイルがアップロードされているか確認しておくと安心です。

ステップ6:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！

Google Driveを使ったその他の自動化例

Google Driveに格納されたPDFや画像ファイルにOCR処理を施し、テキストを自動で抽出できます。抽出したデータは、Google スプレッドシートやYoomDB、Googleドキュメントといったデータベースへ自動で追加することが可能です。さらに、処理の完了をGoogle ChatやSlackなどのチャットツールに通知することで、一連のファイル管理業務を効率化します。

Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する

試してみる

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Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Googleスプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

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Google Driveに格納された画像からテキストを抽出して、Googleドキュメントに追加する

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■概要
「Google Driveに格納された画像からテキストを抽出して、Googleドキュメントに追加する」ワークフローは、画像データから必要なテキスト情報を抽出する作業を自動化します。
抽出した内容をGoogleドキュメントへ反映できるため、業務の効率化に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用して画像ファイルを管理している方
・画像内の文字情報をテキスト化したいが、手動作業に手間やミスが発生していると感じている方
・業務のスピードアップや書類作成の効率化を目指している方
・議事録や報告書など、画像データから必要な情報を抽出し整理する必要がある方
・Googleドキュメントで情報共有や管理を行っている組織やチーム
・画像データの情報をスムーズに他のメンバーと共有したい方

■注意事項
・Google DriveとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

オンラインでのファイル変換と保存を自動化することで、これまで手作業で行っていたWordや画像ファイルなどのPDF変換とフォルダへの格納作業にかかる時間を大幅に削減し、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理業務に追われることなく、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！