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【ノーコードで実現】オンラインで様々なファイルをPDFに変換し、自動で格納する方法
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Microsoft WordやMicrosoft Excel、画像ファイルなどを一つひとつPDFに変換し、決まったフォルダに保存する作業、手間がかかると感じていませんか？
特に、様々な形式のファイルが異なるツールから送られてくる場合、その都度対応するのは大変であり、急いでいる時に変換を忘れたり、保存先を間違えたりと、手作業ならではのミスに悩まされることも少なくありません。
もし、メールやチャット、フォームなどで受信した様々な形式のファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに自動で保存できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やミスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ファイルをPDFに変換する自動化の方法
ここでは、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、指定のオンラインストレージに格納する具体的な自動化の例を紹介します。
ファイル形式の変換と保存作業を自動化すれば、手作業の手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができるので、業務効率が向上します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信したファイルをPDFに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFに変換してGoogle Driveなどのオンラインストレージに格納することができます。
メールに添付された重要書類の管理や共有がスムーズになります！
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
チャットツールで受信したファイルをPDFに変換する
Slackなどのチャットツールにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDFに変換してOneDriveなどのオンラインストレージに保存することもできます。
チャットでのファイル共有後の面倒な整理作業から解放されます！
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有されたファイルを、その都度オンラインのPDF変換サイトで処理し、手作業でOneDriveに保存していませんか。この一連の作業は単純ですが、積み重なると大きな手間になり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackへのファイル投稿をきっかけに、RPAがオンラインサイト上でPDFへ自動変換し、指定のOneDriveフォルダに格納までを自動化するため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されるファイルを、日常的にPDFに変換して管理している方
- 手作業でのonline to pdf変換や、ファイル保存の手間を削減したいと考えている方
- OneDriveでのファイル管理を徹底しており、格納漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにファイルが投稿されると、PDFへの変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、定型的な作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのPDF変換サイト上でのファイルアップロードや変換実行の操作を記録します。
- その後、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、RPAで操作している画面上から変換後のファイル名などの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」で、操作対象となる任意のオンラインPDF変換サイトのURLを設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、ファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください。
■注意事項
- SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有されたファイルを、その都度オンラインのPDF変換サイトで処理し、手作業でOneDriveに保存していませんか。この一連の作業は単純ですが、積み重なると大きな手間になり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackへのファイル投稿をきっかけに、RPAがオンラインサイト上でPDFへ自動変換し、指定のOneDriveフォルダに格納までを自動化するため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されるファイルを、日常的にPDFに変換して管理している方
- 手作業でのonline to pdf変換や、ファイル保存の手間を削減したいと考えている方
- OneDriveでのファイル管理を徹底しており、格納漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにファイルが投稿されると、PDFへの変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、定型的な作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのPDF変換サイト上でのファイルアップロードや変換実行の操作を記録します。
- その後、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、RPAで操作している画面上から変換後のファイル名などの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」で、操作対象となる任意のオンラインPDF変換サイトのURLを設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、ファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください。
■注意事項
- SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで受信したファイルをPDFに変換する
Googleフォームなどでファイルが送信されたら、添付されたファイルを自動的にPDFへ変換しDropboxなどのストレージサービスに格納します。
応募書類や提出物の管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■概要
様々な形式のファイルをオンラインでPDFに変換する作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか？手作業での変換や保存は、ファイル名の付け間違いや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能がオンラインサイトでPDFに変換し、自動でDropboxに格納できます。一連のファイル処理業務を効率化し、ミスなく管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、オンラインでのPDF変換を手作業で行っている方
- 様々な形式のファイルをPDFに統一し、Dropboxで効率的に管理したいと考えている方
- 申請書類の受付から保管までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、オンラインでのPDF変換から格納までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Dropboxへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイルを取得します。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換サイトでのPDF変換操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、どのフォームの、どの質問項目からファイルを取得するかを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際にPDF変換に利用するオンラインサイトのURLや操作内容を任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
様々な形式のファイルをオンラインでPDFに変換する作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか？手作業での変換や保存は、ファイル名の付け間違いや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能がオンラインサイトでPDFに変換し、自動でDropboxに格納できます。一連のファイル処理業務を効率化し、ミスなく管理することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイルを受け付け、オンラインでのPDF変換を手作業で行っている方
- 様々な形式のファイルをPDFに統一し、Dropboxで効率的に管理したいと考えている方
- 申請書類の受付から保管までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、オンラインでのPDF変換から格納までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換漏れや、Dropboxへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイルを取得します。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換サイトでのPDF変換操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、どのフォームの、どの質問項目からファイルを取得するかを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際にPDF変換に利用するオンラインサイトのURLや操作内容を任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Gmailで受信したファイルをPDFに変換しGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1: GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、クリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google Driveのマイアプリ登録
Google Driveも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先はGmailと同じように進めていけば、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmail・Google Driveのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
- 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
- `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
- ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください
■注意事項
- GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:特定のラベルのメールを受信したら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のラベルのメールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
どれにするか悩んだら、まずは一番短い時間で試してみるのがおすすめです！
-
ラベル：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
設定が終わったらテストのため、 Gmailの画面でラベルをつけたメールを送信してください。
その際、ファイルを添付するのを忘れないようにしましょう。
なお、今回はテストとして以下のようなメールを送信しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Gmailから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:任意のサイトでPDFに変換する設定
次に、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけの機能です。
フリープランやミニプラン、チームプランでフローボットからブラウザ操作を試すとエラーになるので気をつけてくださいね。
ちなみに、有料プランには2週間の無料トライアルが用意されています。この期間中なら、有料プランのアプリやブラウザ操作もひと通り試せるので、まずはトライアルでチェックしてみるのもおすすめです！
まず、事前準備として設定用のChrome拡張機能を追加する必要があります。
Google Chromeでこちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
追加後、「拡張機能を管理」から、「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
事前準備が終わったら、さっそく設定していきましょう！
今回はデフォルトでは変換用のサイトにアクセス→ファイルアップロード→クリック→待機→ファイルダウンロードという設定になっています。
まず、一番上のURLにアクセスをクリックしましょう。
アクション名は任意のものを入力してください。
対象のURLには、PDFへの変換に使うサイトのURLを設定しましょう。
なお、ブラウザを操作するオペレーションの設定は、詳しいガイドやチュートリアルを用意してあります。
やり方で迷ったときは、こちらの記事もチェックしてみてくださいね。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
ステップ5:Google Driveに保存する設定
最後に、「ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロードする」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
-
格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
- ファイル名：「ブラウザを操作する」で取得したPDFファイルが元から設定されています。
-
ファイルの添付方法：プルダウンで「アップロード」か「取得した値を使用する」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。
設定が終わったらテストをしましょう。
テストが成功したら、保存を忘れずに行いましょう！
念のため、Google Driveの画面でもファイルがアップロードされているか確認しておくと安心です。
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！
Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveに格納されたPDFや画像ファイルにOCR処理を施し、テキストを自動で抽出できます。抽出したデータは、Google スプレッドシートやYoomDB、Googleドキュメントといったデータベースへ自動で追加することが可能です。さらに、処理の完了をGoogle ChatやSlackなどのチャットツールに通知することで、一連のファイル管理業務を効率化します。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFの内容を目で確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが格納されるだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへのデータ追加、Slackへの完了通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いた書類管理の効率化を考えている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方
- PDF書類の受領からデータ登録、関係者への共有までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容に間違いがないか確認を依頼します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みのデータをスプレッドシートに追加します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、指定のチャンネルへ処理完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、PDFファイルから抽出したいテキスト項目（会社名、金額など）を任意で設定できます。
- 担当者に対応依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートや書き込み先のシート名を任意で設定可能です。
- Slackでの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Driveに保存した請求書や議事録のスクリーンショットなど、画像ファイルの内容を手作業で文字起こししていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに画像ファイルを追加するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントにデータを追記できます。
面倒な文字起こし作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した画像の内容を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- 請求書や議事録などの画像データを効率的にテキスト化し、管理したいと考えている方
- 定型的な文字起こし業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 画像内のテキストを手入力する手間が不要になるため、これまで文字起こしに費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや文字の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを特定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象とする画像ファイルを格納するフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能の設定では、画像ファイル全体ではなく、特定の項目のみを読み取るなど、抽出対象を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントのアクションでは、抽出したテキストをどのドキュメントに追加するかを任意で指定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いた書類管理の効率化を考えている方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方
- PDF書類の受領からデータ登録、関係者への共有までを自動化したい方
- Google Driveへのファイル格納を起点に、OCR処理からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容に間違いがないか確認を依頼します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みのデータをスプレッドシートに追加します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、指定のチャンネルへ処理完了の旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、PDFファイルから抽出したいテキスト項目（会社名、金額など）を任意で設定できます。
- 担当者に対応依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのデータ追加では、対象のスプレッドシートや書き込み先のシート名を任意で設定可能です。
- Slackでの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、Googleスプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Driveに保存した請求書や議事録のスクリーンショットなど、画像ファイルの内容を手作業で文字起こししていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに画像ファイルを追加するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントにデータを追記できます。
面倒な文字起こし作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した画像の内容を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- 請求書や議事録などの画像データを効率的にテキスト化し、管理したいと考えている方
- 定型的な文字起こし業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 画像内のテキストを手入力する手間が不要になるため、これまで文字起こしに費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや文字の読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを特定のドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象とする画像ファイルを格納するフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能の設定では、画像ファイル全体ではなく、特定の項目のみを読み取るなど、抽出対象を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントのアクションでは、抽出したテキストをどのドキュメントに追加するかを任意で指定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
オンラインでのファイル変換と保存を自動化することで、これまで手作業で行っていたWordや画像ファイルなどのPDF変換とフォルダへの格納作業にかかる時間を大幅に削減し、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理業務に追われることなく、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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