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Microsoft WordやMicrosoft Excel、画像ファイルなどを一つひとつPDFに変換し、決まったフォルダに保存する作業、手間がかかると感じていませんか？
特に、様々な形式のファイルが異なるツールから送られてくる場合、その都度対応するのは大変であり、急いでいる時に変換を忘れたり、保存先を間違えたりと、手作業ならではのミスに悩まされることも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャット、フォームなどで受信した様々な形式のファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveなどのオンラインストレージに自動で保存できる仕組み</span>があれば、こうした手作業による手間やミスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したファイルをオンラインでPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、指定のオンラインストレージに格納する具体的な自動化の例を紹介します。
ファイル形式の変換と保存作業を自動化すれば、手作業の手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができるので、業務効率が向上します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFに変換してGoogle Driveなどのオンラインストレージに格納する</span>ことができます。
メールに添付された重要書類の管理や共有がスムーズになります！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDFに変換してOneDriveなどのオンラインストレージに保存する</span>こともできます。
チャットでのファイル共有後の面倒な整理作業から解放されます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイルが送信されたら、添付されたファイルを自動的にPDFへ変換しDropboxなどのストレージサービスに格納します。</span>
応募書類や提出物の管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、クリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google Driveも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先はGmailと同じように進めていけば、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmail・Google Driveのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のラベルのメールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、 Gmailの画面でラベルをつけたメールを送信してください。
その際、ファイルを添付するのを忘れないようにしましょう。
なお、今回はテストとして以下のようなメールを送信しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Gmailから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけの機能です。
フリープランやミニプラン、チームプランでフローボットからブラウザ操作を試すとエラーになるので気をつけてくださいね。
ちなみに、有料プランには2週間の無料トライアルが用意されています。この期間中なら、有料プランのアプリやブラウザ操作もひと通り試せるので、まずはトライアルでチェックしてみるのもおすすめです！
まず、事前準備として設定用のChrome拡張機能を追加する必要があります。
Google Chromeでこちらから「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
追加後、「拡張機能を管理」から、「シークレット モードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
事前準備が終わったら、さっそく設定していきましょう！
今回はデフォルトでは変換用のサイトにアクセス→ファイルアップロード→クリック→待機→ファイルダウンロードという設定になっています。
まず、一番上のURLにアクセスをクリックしましょう。
アクション名は任意のものを入力してください。
対象のURLには、PDFへの変換に使うサイトのURLを設定しましょう。
なお、ブラウザを操作するオペレーションの設定は、詳しいガイドやチュートリアルを用意してあります。
やり方で迷ったときは、こちらの記事もチェックしてみてくださいね。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
最後に、「ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロードする」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
テストが成功したら、保存を忘れずに行いましょう！
念のため、Google Driveの画面でもファイルがアップロードされているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する方法でした！
Google Driveに格納されたPDFや画像ファイルにOCR処理を施し、テキストを自動で抽出できます。抽出したデータは、Google スプレッドシートやYoomDB、Googleドキュメントといったデータベースへ自動で追加することが可能です。さらに、処理の完了をGoogle ChatやSlackなどのチャットツールに通知することで、一連のファイル管理業務を効率化します。
オンラインでのファイル変換と保存を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWordや画像ファイルなどのPDF変換とフォルダへの格納作業にかかる時間を大幅に削減し、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理業務に追われることなく、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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