Gmailでファイルを受信したら、オンラインサイトでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

メールで受け取ったファイルを、その都度オンラインサイトでPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながらも、積み重なると多くの時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでファイル付きのメールを受信するだけで、オンラインのPDF変換サイトでの操作からGoogle Driveへの格納までを自動化し、`online to pdf`に関わる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したファイルを、手作業でオンラインのPDF変換サイトを利用し作成している方
• 定期的に発生するファイル変換とGoogle Driveへの保存作業を自動化し、効率化したい方
• `online to pdf`のようなルーティンワークにおける、人的ミスの削減や業務品質の向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、オンラインサイトでのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
• ファイルの変換漏れや指定フォルダへの保存ミスといった、手作業が原因で起こりがちなヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが起動するようにします
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、普段利用しているオンラインのPDF変換サイトでの操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際に使用するオンラインのPDF変換サイトのURLやファイル変換の操作内容を、ご自身の環境に合わせて設定してください
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、変換したPDFファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください

■注意事項‍

• GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。