Googleフォームでファイルが送信されたら、オンラインサイトでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

様々な形式のファイルをオンラインでPDFに変換する作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することはありませんか？手作業での変換や保存は、ファイル名の付け間違いや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能がオンラインサイトでPDFに変換し、自動でDropboxに格納できます。一連のファイル処理業務を効率化し、ミスなく管理することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイルを受け付け、オンラインでのPDF変換を手作業で行っている方
• 様々な形式のファイルをPDFに統一し、Dropboxで効率的に管理したいと考えている方
• 申請書類の受付から保管までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、オンラインでのPDF変換から格納までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換漏れや、Dropboxへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイルを取得します。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換サイトでのPDF変換操作を設定します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、どのフォームの、どの質問項目からファイルを取得するかを任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際にPDF変換に利用するオンラインサイトのURLや操作内容を任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。