Slackでファイルが投稿されたら、オンラインサイトでPDFに変換してOneDriveに格納する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackで共有されたファイルを、その都度オンラインのPDF変換サイトで処理し、手作業でOneDriveに保存していませんか。この一連の作業は単純ですが、積み重なると大きな手間になり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Slackへのファイル投稿をきっかけに、RPAがオンラインサイト上でPDFへ自動変換し、指定のOneDriveフォルダに格納までを自動化するため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで共有されるファイルを、日常的にPDFに変換して管理している方
• 手作業でのonline to pdf変換や、ファイル保存の手間を削減したいと考えている方
• OneDriveでのファイル管理を徹底しており、格納漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackにファイルが投稿されると、PDFへの変換からOneDriveへの格納までが自動処理されるため、定型的な作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのPDF変換サイト上でのファイルアップロードや変換実行の操作を記録します。
5. その後、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、RPAで操作している画面上から変換後のファイル名などの情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」で、操作対象となる任意のオンラインPDF変換サイトのURLを設定してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、ファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください。

■注意事項‍

• SlackとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。