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「デザインデータとしてGIFファイルを受け取ったけど、使いたいツールがJPGにしか対応していない…」
「大量のGIFファイルを一つひとつ手作業で変換するのは時間がかかるし、ファイル名の付け間違いも心配…」
このように、画像ファイルの形式変換という単純作業に、想定以上の時間と手間を奪われていませんか？
もし<span class="mark-yellow">メールやチャットツールで受信したGIFファイルを自動で検知し、JPG形式に変換した上で指定のストレージサービスに保存してくれる仕組み</span>があればこれらの煩わしい手作業から解放されますね。企画立案やコンテンツ制作といった、よりクリエイティブなコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要で簡単に実現できて日々の業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入してファイル管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GIFファイルをJPG形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールを起点としてGIFファイルをJPG形式に自動変換し、業務効率を向上させる具体的な方法をテンプレートとともにご紹介します。
手作業による変換の手間やヒューマンエラーをなくし、ファイル管理をスムーズに進めることが可能です。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどでGIFファイル付きメールを受信したことをトリガーに、自動でJPGに変換して指定のストレージサービスに保存する</span>フローです。メールを確認してから手動で変換・保存する一連の作業をなくすことができます！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツール上で共有されたGIFファイルをJPGへ自動変換し、任意のストレージサービスに格納する</span>フローです。
日々のコミュニケーションの中で発生するファイル管理の手間を大幅に削減するのに役立ちます。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などを利用してGIFファイルを受け取った際、自動でJPGに変換して各種ストレージサービスに保存する</span>フローです。ファイル収集から形式変換、保存までの一連のプロセスを自動化できます。
それではここから代表的な例として、GmailでGIFを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むGIFファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「デザイン」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、Google Chromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にしましょう。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)してください。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
既にテンプレートとしてアクションが設定されていますが、各アクションにカーソルを合わせると現れる×マークから元のフローを削除して、使用するサイトに合わせてアクションを設定も可能です。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」という表示の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がGIFからJPGに変換されました！
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてデザイン原案フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、JPG形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでGIFを受信したら、JPGに変換してDropboxに格納する方法でした！
Yoomでは、Dropboxに対応したさまざまな自動化をノーコードで手軽に実現できます。
ここでは、Dropboxを中心にファイル管理や情報共有を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
請求書ファイルの格納時にLINE WORKSへ通知したり、アップロードされたファイルのOCRで自動でデータ化しGoogleスプレッドシートに追加したり、また音声ファイルをOpenAIで文字起こししてSlackに通知したりと、手動で行っていたさまざまな作業を自動化できます。これにより、手動作業を削減し、情報共有の迅速化とデータ活用の促進を実現します。
GIFファイルの形式変換と保存作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していた細かな手作業から解放され、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これによりデザイナーやマーケターは、資料作成やコンテンツ制作といった本来の業務に一層集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす効率的な業務環境を体験してみてください！
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