DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
• 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
• 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。