■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方
- ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方
- チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。
- Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。
■注意事項
- Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
