.avif)
・
「報告書に添付する複数の画像ファイルを、一枚一枚PDFに変換するのが面倒…」
「大量の画像をPDF化する作業に時間がかかって、他の業務がなかなか進まない…」
このように、画像ファイルのPDF変換という単純でも時間のかかる作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに画像ファイルをアップロードするだけで、自動的にPDFファイルへと変換される仕組み</span>があれば、こうした煩わしい手作業から解放されます。さらに、資料作成のスピードも向上し、より重要な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に始められます。ぜひこの機会に日々の定型業務を効率化してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生する画像からPDFへの変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
ストレージに保存するだけでなく、変換後にチャットツールへの通知やメール送信も自動で行えます。気になる内容があれば、ぜひご覧ください！
Boxなどのストレージサービスにアップロードした画像ファイルを自動でPDFに変換し、指定の場所に保存できます。これにより、これまで手作業で行っていたファイル変換やフォルダ整理の負担を大幅に減らせます。
Dropboxなどのストレージサービスと連携し、画像がPDFに変換されたことをDiscordなどのチャットツールに自動通知できます。チーム内でのファイル共有や確認作業が、よりスムーズになります。
Microsoft SharePointなどのストレージサービスに保存した画像をPDF化し、そのファイルをOutlookなどのメールツールで自動送信できます。取引先への書類送付など、定型業務の効率化にもつながります。
それではここから代表的な例として、Boxに画像ファイルが格納されたら、RPA機能を使って自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、BoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにBoxが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Boxに画像ファイルが格納されたら、RPAでPDF化し保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するBoxに、画像ファイルを格納しておきましょう！後続のBoxのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような画像ファイルを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアクション選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、ファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値・ダウンロードしたファイルを設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にBoxにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Boxに対応した自動化を誰でも簡単に実現できます。ここでは、Boxと他のサービスを連携させた自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
たとえば、画像やPDFがBoxにアップロードされた際にAIで要約したり、分析結果をチャットやメールで共有したりすることで、ファイル管理や情報活用がより効率的になります。
こうした自動化を活用すれば、日々の作業の手間を減らし、重要な業務に集中できる環境を整えることができます。
画像ファイルをPDFに変換する作業を自動化すれば、<span class="mark-yellow">手作業で行っていたファイル変換の手間を大幅に削減でき、変換ミスなどのヒューマンエラーも防げます。</span>
その結果、報告書や提案資料の作成がスムーズになり、本来集中すべき企画や分析などのコア業務に力を注げるようになります。
ノーコードツール「Yoom」なら、プログラミングの知識がなくても画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。少しでも自動化に興味があれば、ぜひ無料登録してYoomの業務効率化を体験してみてください。
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)
