Microsoft SharePointに画像ファイルが格納されたら、RPAでPDF化しOutlookで送信する

‍■概要

日々の業務で発生する画像ファイルをPDFに変換し、メールで共有する作業は、単純ながらも手間がかかるのではないでしょうか。手作業で行うと、ファイルの変換ミスや送り忘れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダに画像が格納されると、自動で`convert image to pdf`の処理を行いOutlookで送信するため、こうした定型業務の負担を減らし、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存した画像ファイルを、手作業でPDF化している方
• Outlookを使い、定期的に画像やPDFファイルを関係者に共有している方
• 手作業による`convert image to pdf`などのファイル変換業務をなくし、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 画像ファイルの格納を起点に、PDFへの変換からメール送信までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードした画像をPDFに変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送ります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691