■概要
Boxでファイルを管理する際、新しいバージョンのアップロードや関係者への通知を手作業で行っていませんか？手作業ではバージョンの更新ミスや通知漏れが発生しがちで、重要な情報の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でファイルバージョンを更新し、Slackへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新とバージョン管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- Boxのファイル更新情報をSlackで共有しているが、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- ファイル管理とチームへの情報共有を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードからバージョン更新、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバージョンの更新ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルバージョンをアップロード」アクションを設定し、特定のファイルに対して新しいバージョンとして上書きします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、更新されたファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。
- メッセージ本文には、Boxにアップロードされたファイル名などを変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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