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「このJFIFファイル、毎回JPGに変換するのが地味に面倒…」
「複数のJFIFファイルを手作業で変換して、指定のフォルダに保存するのに時間がかかっている…」
このように、画像ファイルの形式変換という単純ながらも避けられない作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のツールでJFIFファイルを受け取った際に、自動でJPG形式に変換してGoogle Driveなどのオンラインストレージに保存される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、本来集中すべきデザイン業務や資料作成といったコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JFIFファイルをJPG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、JFIFファイルをJPGに自動で変換し、指定のストレージサービスに保存する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどでJFIFファイルが添付されたメールを受信したことをトリガーにして、自動でJPGに変換し、指定のストレージサービスに格納する</span>ことができるので、メールを起点としたファイル管理業務を効率化し、手作業による変換・保存の手間をなくします。
<span class="mark-yellow">SlackなどのチャットツールにJFIFファイルが投稿された際に、自動的にJPGへ変換処理を行い、任意のストレージサービスに保存する</span>ことも可能であり、チーム内でのファイル共有や管理のフローをスムーズにします。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどでJFIFファイルがアップロード・送信された場合に、そのファイルをJPGに自動で変換してストレージサービスに格納する</span>ことで、ファイル収集から形式変換、保存までの一連の流れを自動化できます。
それではここから代表的な例として、GmailでJFIFファイルを受信した際に、RPAでJPGに変換してGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ブラウザを操作し、添付ファイルの動画をGIFに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回はテンプレートで既に設定されていますが、実際にファイルが変換できるかのテストを行います。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認出来たら「保存する」をクリックします。
PNGに変換した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、様々な業務を自動化できます。たとえば、OCR機能でファイル内のテキストを抽出し、その内容をAIでコンプライアンスチェックしたり翻訳したりすることが可能です。処理後のデータは、AirtableやGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で追加し、処理が完了した旨をLINE WORKS、Google Chat、Slackといったチャットツールへ通知できます。
JFIFファイルからJPGへの変換とストレージへの保存を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル形式の変換とアップロードの手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>これにより、画像ファイルを扱う担当者は、単純作業から解放され、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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