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会議の録音やインタビュー、ボイスメモなど、ビジネスシーンでM4A形式の音声ファイルを扱う機会は少なくありません。しかし編集ソフトや文字起こしツールで利用するために、都度WAV形式へ変換する作業に手間を感じていませんか？一つ一つのファイル変換は単純な作業でも、数が増えると大きな時間的コストとなり、本来集中すべき業務を圧迫してしまいます。
もし<span class="mark-yellow">メールやフォームなどで受け取ったM4Aファイルを自動でWAV形式に変換し、指定のストレージフォルダへ自動で保存してくれる仕組み</span>があれば、こうした変換作業の手間から解放されます。その結果、編集や分析といった創造的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できます。この機会にぜひ導入して、面倒なファイル変換作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">M4A形式の音声ファイルをWAV形式に自動変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールでM4Aファイルを受け取った際、自動でWAV形式に変換してストレージサービスに格納するフローを具体的なテンプレートを用いてご紹介します。この自動化により、手作業でのファイル変換が不要になり業務効率が大幅に向上するでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどのメールツールでM4Aファイル付きメールを受信したことをトリガーに、自動でWAV形式へ変換しDropboxなどのストレージサービスへ格納する</span>フローです。
メールでの音声ファイル授受からファイル変換、保管までの一連の流れをスムーズに自動化できます！
<span class="mark-yellow">フォームでM4Aファイルが送信された際、自動でWAV形式へ変換しGoogle Driveなどのストレージサービスへ格納する</span>フローです。
音声ファイルの収集から形式変換までを自動化し、管理業務を効率化させましょう。
<span class="mark-yellow">SlackなどのチャットツールでM4Aファイルが共有された際、自動でWAV形式へ変換しBoxなどのストレージサービスへ格納する</span>フローです。
チーム内のコミュニケーションを妨げることなく、必要な音声ファイルを自動で整理し活用できます。
それではここから代表的な例として、GmailでM4Aを受信したら、WAVに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、まだアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むM4Aファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「録音」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にします。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)しましょう。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
予め設定されているWebサイトと異なるサイトを使用する際は、各アクションの右上の×マークから元のフローを削除して、そのサイトに合わせてアクションを設定しましょう。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がM4AからWAVに変換されました！
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてインタビュー音源フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、WAV形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでM4Aを受信したら、WAVに変換してDropboxに格納する方法でした！
Yoomでは、Dropboxと連携した自動化を誰でも簡単に実現できます。
たとえば、GoogleフォームやGmailで受け取った音声や画像ファイルを自動で指定の形式に変換し、そのままDropboxに保存することができます。さらに、Dropboxにアップロードされた音声データを自動で文字起こししてGoogleスプレッドシートにまとめるなど、業務に合わせて柔軟にフローを構築できます。
これにより、日々の手作業が大幅に減り、業務の効率化と情報の一元管理を手軽に実現できます。
M4A形式のファイルをWAV形式へ変換する作業を自動化すれば、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間や時間を削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーも防げます。</span>
これにより、音声ファイルを受け取ってから編集や文字起こしなど次の作業へ移るまでの時間が大幅に短縮され、コア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すればプログラミングの知識がない方でも画面の指示に従うだけで直感的にフローを構築できます。もし音声ファイルの取り扱いに関する業務自動化に少しでも興味があれば、ぜひ無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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