GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでJPEGに変換してDropboxに格納する

■概要

Webサイトのフォームなどから意図せずJFIF形式のファイルが送られてきて、その対応に手間取った経験はありませんか。日常的に発生するわけではないものの、その都度手作業でjfif to jpegの変換を行うのは面倒な作業です。このワークフローは、GoogleフォームでJFIFファイルが送信された際に、RPA機能で自動的にJPEGへ変換し、指定のDropboxフォルダへ格納するため、ファイル形式を意識することなく業務を進められます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったJFIFファイルを、手作業でJPEGに変換している方
• 手動でのjfif to jpeg変換作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• ファイル変換からDropboxへの格納まで、一連のファイル管理業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 手動で行っていたjfif to jpegへのファイル変換から格納までを自動化できるため、作業時間を削減し、より重要な業務へ集中できます。
• ファイル変換時の操作ミスや、Dropboxへの格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでJPEG形式に変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したJPEGファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、ファイルを取得する対象となるフォームと質問項目を任意で設定してください。
• RPA機能のブラウザ操作アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。