GmailでODTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
業務で受け取ったODTファイルを、都度JPGファイルに変換して保存する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、RPAが自動でファイル形式を変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた変換とファイル管理を自動化することで、日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したODTファイルを、手作業でJPGに変換している方
- 日常的に発生するファイル変換作業を効率化したい方
- GmailとGoogle Driveを利用し、ファイル管理の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていた変換やファイル保存が自動化され、これまで費やしていた作業時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「このODTファイル、プレビューできないから毎回JPGに変換するのが面倒…」
「複数のファイルを一つひとつ変換する作業に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、特定のファイル形式を扱う際に発生する手作業での変換業務に非効率さを感じていませんか？
もし、ODTファイルを受け取ったタイミングで、自動的にJPG形式へと変換して、指定の場所に保存してくれる仕組みがあれば便利です。
ファイルを開くためだけの単純作業から解放され、本当に注力すべき業務に時間を使うことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、ファイル管理に関する業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはODTファイルをJPG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでODTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
業務で受け取ったODTファイルを、都度JPGファイルに変換して保存する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、RPAが自動でファイル形式を変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた変換とファイル管理を自動化することで、日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したODTファイルを、手作業でJPGに変換している方
- 日常的に発生するファイル変換作業を効率化したい方
- GmailとGoogle Driveを利用し、ファイル管理の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていた変換やファイル保存が自動化され、これまで費やしていた作業時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ODTファイルをJPGに変換する自動化パターン
普段お使いの様々なツールを起点として、ODTファイルをJPG形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
ファイルを受け取る方法に応じて多様な自動化が可能であり、業務フローの効率化に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールをトリガーにODTファイルをJPGに変換する
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のODTファイルを受信したことをきっかけに、自動でJPG形式に変換します。
メールに添付されたファイルを確認する都度、手動で変換する手間を省けます。
GmailでODTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
業務で受け取ったODTファイルを、都度JPGファイルに変換して保存する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、RPAが自動でファイル形式を変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた変換とファイル管理を自動化することで、日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したODTファイルを、手作業でJPGに変換している方
- 日常的に発生するファイル変換作業を効率化したい方
- GmailとGoogle Driveを利用し、ファイル管理の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていた変換やファイル保存が自動化され、これまで費やしていた作業時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォーム送信をトリガーにODTファイルをJPGに変換する
<span class="mark-yellow">YoomのフォームなどでODTファイルが送信されたことをきっかけに、自動でJPG形式に変換できます。
ファイル提出や受付業務のフローを大幅に効率化できます。
フォームでODTファイルが送信されたら、RPAでJPGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
ODT形式のファイルをJPGに変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、フォームにODTファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でJPG形式へ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存します。手作業によるodtからjpgへの変換プロセスを自動化することで、ファイル管理の手間を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にODTファイルをJPGに変換する作業があり、効率化したいと考えている方
- 変換の手作業をなくし、ファイル管理の工数を削減したいご担当者様
- チーム内で変換後のJPGファイルを共有するため、OneDriveへの自動保存をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に自動で処理が実行されるため、手作業で行っていた変換やアップロードの時間を短縮できます
- ファイルの変換漏れやOneDriveへのアップロード忘れといった、手作業に起因するヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務を標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定してODTファイルを受け取れるようにします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、アップロードされたODTファイルをJPG形式に変換する処理を自動化します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、用途に合わせて任意で編集してください
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを保存したい任意のドライブID、および格納先のフォルダのアイテムIDを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスへのアップロードをトリガーにODTファイルをJPGに変換する
<span class="mark-yellow">DropboxなどのオンラインストレージサービスにODTファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でJPG形式に変換し保存します。
チームでのファイル共有や管理をよりスムーズにすることが可能です。
DropboxにODTファイルがアップロードされたら、RPAでJPGファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
ODT形式のドキュメントを共有する際に、都度JPGファイルへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、DropboxにODTファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換を行い指定のフォルダに保存します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を行っており、作業を効率化したいと考えている方
- Dropboxをファイル管理のハブとして利用しており、変換後のファイルをスムーズに共有したい方
- 手作業によるファイル変換での保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- RPAによって定められた手順で処理が実行されるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してファイルをJPG形式に変換します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、フローボットを起動するきっかけとしたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、対象のODTファイルがアップロードされるフォルダのパスを設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のJPGファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したODTファイルをJPGに自動変換するフローを作ってみよう
今回は、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付されたODTファイルを自動でJPG形式に変換し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
また、ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：マイアプリ連携
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Gmailの連携
1.右上にある検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックしましょう。
2.画面中央の「Sign in with Google」をクリック
3.連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。
4.アクセスを求める文言が表示されたら、右下の「続行」を押します。
5.下記の表示が出たら、1つ目のアプリ連携は成功です！
Google Driveの連携
1.同じく、右上の新規接続というボタンを押しましょう。
2.検索欄に「Google Drive」と記入して、表示されたGoogle Driveのアイコンをクリック
3.「Sign in with Google」をクリックし、Gmailと同様に設定してください。
4.以下の表示が出てきたら、2つ目のアプリ接続も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでODTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
業務で受け取ったODTファイルを、都度JPGファイルに変換して保存する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、RPAが自動でファイル形式を変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた変換とファイル管理を自動化することで、日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したODTファイルを、手作業でJPGに変換している方
- 日常的に発生するファイル変換作業を効率化したい方
- GmailとGoogle Driveを利用し、ファイル管理の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていた変換やファイル保存が自動化され、これまで費やしていた作業時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
Gmailをトリガーとする設定を行っていきます。
1.赤枠をクリックしましょう。
2.タイトルは任意で設定し、Gmailと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
トリガーアクションは、テンプレートのままで問題ありません。
設定が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
3.トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
4.GmailにてODTのファイルを添付したメールを送信しておきましょう。
次のフローではラベルの設定が必要になります。
ラベルを対象のメールにつけておきましょう。
※今回は、Yoomのラベルをメールに添付しています。
5.メールの送信が済んだら、Yoomの画面に戻ります。
空欄をクリックするとラベルの候補が表示されます。
表示されている候補の中からGmailのラベルを選択しましょう。
※候補が探しづらい場合は、検索欄を活用することもできます！
6.ラベルを設定したら「テスト」ボタンを押してみましょう。
7.「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
8.取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンで設定を保存します。
ステップ4：RPA設定
1.2つ目の赤枠をクリック
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね！
2.シークレットモードでの実行を許可する。
次の操作を行うには、シークレットモードでの実行を許可する事前準備が必要になります。
こちらのページから説明に沿って「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能」「拡張機能を管理」の順にクリックしましょう。
3.「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」の表示が出たら、左下の「詳細」をクリックします。
4.「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをオンにします。
5.完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新（リロード）してください。
6.続いて、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを確認しながら設定を行いましょう。
1つ目の設定では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
※今回は操作例として、Convertioを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってくださいね！
7.2つ目以降の工程も、順にクリックして設定を保存していきます。
8.すべての設定の保存が終わったら、画面下部の「テスト」をクリックします。
9.テストに成功したら、取得した値に変換したJPGファイルが表示されています。
最後に、右下にある「保存する」ボタンをクリックしておきましょう。
ステップ5：Google Driveのアクション設定
1.最後の赤枠をクリックします。
2.アカウント情報に問題がなければ、テンプレートの設定のままで次へ進みます。
3.Google DriveのフォルダIDを設定します。
空欄をクリックすると格納先の候補が表示されますので、選択して設定してください。
4.ステップ4で取得したJPGファイルがファイル名に設定されています。
設定がされていない場合は、「ブラウザを操作する」のタブから取得したファイルを選択しましょう。
5.ファイルの添付方法はテンプレートのままで問題ありません。
設定が終わったら、赤枠の「テスト」ボタンでテストを実行してみましょう！
6.「テスト成功」と表示されたら、Google Driveにアップロードができたサインです。
実際にGoogle Driveにファイルがアップロードされているか確認してみましょう！
7.Google DriveにJPGファイルがアップロードされました！
8,最後に設定を保存しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
GmailとRPAを活用したその他の自動化例
Gmailでファイルを受信したことをトリガーに、RPAを活用して様々なファイル処理を自動化できます。
例えば、受信したファイルや画像を自動でPDF形式に変換し、Google DriveやDropboxといったストレ-ジサービスに格納することが可能です。
変換だけでなく、受信した画像を圧縮してGoogle DriveやOneDriveに保存するといった処理も自動化できます。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や発注書といった添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換しDropboxへ格納するため、一連のファイル管理業務を自動化し、作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで日々受信する添付ファイルの管理や整理に課題を感じている方
- RPAを活用して、手作業で行っているファイル変換や保存作業をなくしたい方
- Dropboxをファイルストレージとして利用しており、格納業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からDropboxへのファイル格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信した添付ファイルをPDF形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールを対象に、自動化をしたいメール条件を任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDF変換に使用するWebサイトでの操作や自動化したい一連のアクションを自由に設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダのパスを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や発注書などのファイルを、都度PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業によるファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを日常的にPDF変換し、手作業で管理している方
- ファイルの変換や格納といった定型業務でのヒューマンエラーを防止したい方
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からPDF変換、Google Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル処理の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したファイルをオンラインの変換ツールなどでPDF化する操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を選択し、RPAでPDFに変換したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、具体的な操作内容を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信した画像をRPAで圧縮してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く画像ファイルの管理に手間を感じていませんか。一つひとつ手動でダウンロードし、圧縮してOneDriveに保存する作業は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信した際に、添付された画像をRPA機能で自動的に圧縮し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く大量の画像ファイルを手作業で圧縮し、OneDriveに保存している方
- 添付ファイルの保存忘れや格納場所の間違いといったミスをなくしたいと考えている方
- 定期的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での操作で起こりがちな、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作」アクションを設定し、受信したメールから画像をダウンロードし、圧縮する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作」では、操作対象とするサイトやページ、実行する具体的なアクション内容を、ユーザーの要件に合わせて設定してください。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダを固定の値で指定したり、前段のGmailトリガーで取得した情報などを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮してGoogle Driveに格納する」ワークフローです。
メールで受け取った画像ファイルを自動的に圧縮し、効率的にGoogle Driveへ保存することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に画像を受信し、手動で管理に時間を取られている方
- 画像ファイルのサイズが大きく、Google Driveの容量を効果的に活用したい方
- 業務プロセスの自動化を進め、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
- RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量の画像をGmailで受信すると、その管理や保管に手間がかかることがあります。
さらに、画像ファイルのサイズが大きいと、ストレージの容量を圧迫する原因にもなります。
そこで、このワークフローを活用すれば、受信した画像を自動で圧縮し、Google Driveに整理整頓して保存することが可能です。
これにより、手動でのファイル管理が不要となり、業務の効率化が図れます。
また、自動処理により、人為的なミスや漏れを防ぎ、データ管理の信頼性が向上します。
まとめ
ODTからJPGへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間の削減が可能です。
ヒューマンエラーのないスムーズなファイル共有により、チーム全体のコミュニケーション速度が向上し、より重要な業務にリソースを集中させることができるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
