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「このODTファイル、プレビューできないから毎回JPGに変換するのが面倒…」
「複数のファイルを一つひとつ変換する作業に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、特定のファイル形式を扱う際に発生する手作業での変換業務に非効率さを感じていませんか？
もし、ODTファイルを受け取ったタイミングで、自動的にJPG形式へと変換して、指定の場所に保存してくれる仕組みがあれば便利です。
ファイルを開くためだけの単純作業から解放され、本当に注力すべき業務に時間を使うことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、ファイル管理に関する業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ODTファイルをJPG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、ODTファイルをJPG形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
ファイルを受け取る方法に応じて多様な自動化が可能であり、業務フローの効率化に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のODTファイルを受信したことをきっかけに、自動でJPG形式に変換します。
メールに添付されたファイルを確認する都度、手動で変換する手間を省けます。
<span class="mark-yellow">YoomのフォームなどでODTファイルが送信されたことをきっかけに、自動でJPG形式に変換できます。
ファイル提出や受付業務のフローを大幅に効率化できます。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのオンラインストレージサービスにODTファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でJPG形式に変換し保存します。
チームでのファイル共有や管理をよりスムーズにすることが可能です。
今回は、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付されたODTファイルを自動でJPG形式に変換し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
また、ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Gmailの連携
1,右上にある検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックしましょう。
2,画面中央の「Sign in with Google」をクリック
3,連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。
4,アクセスを求める文言が表示されたら、右下の「続行」を押します。
5,下記の表示が出たら、1つ目のアプリ連携は成功です！
Google Driveの連携
1,同じく、右上の新規接続というボタンを押しましょう。
2,検索欄に「Google Drive」と記入して、表示されたGoogle Driveのアイコンをクリック
3,「Sign in with Google」をクリック
4,同様にアカウントを選択します。
5,再ログインの表示が出た方は「次へ」でそのまま進みます。
6,「続行」をクリックしましょう。
7,同様の表示が出てきたら、2つ目のアプリ接続も完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
Gmailをトリガーとする設定を行っていきます。
1.赤枠をクリックしましょう。
2,タイトルは任意で設定し、Gmailと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
トリガーアクションは、テンプレートのままで問題ありません。
設定が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
3,トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
4,GmailにてODTのファイルを添付したメールを送信しておきましょう。
次のフローではラベルの設定が必要になります。
ラベルを対象のメールにつけておきましょう。
※今回は、Yoomのラベルをメールに添付しています。
5,メールの送信が済んだら、Yoomの画面に戻ります。
空欄をクリックするとラベルの候補が表示されます。
表示されている候補の中からGmailのラベルを選択しましょう。
※候補が探しづらい場合は、検索欄を活用することもできます！
6,ラベルを設定したら「テスト」ボタンを押してみましょう。
7,「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
8,取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンで設定を保存します。
1,2つ目の赤枠をクリック
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください！
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね！
2,シークレットモードでの実行を許可する。
次の操作を行うには、シークレットモードでの実行を許可する事前準備が必要になります。
こちらのページから説明に沿って「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能」「拡張機能を管理」の順にクリックしましょう。
3,「Yoomブラウザ操作オペレーション設定ツール」の表示が出たら、左下の「詳細」をクリックします。
4,「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルをオンにします。
5,完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新（リロード）してください。
6,続いて、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを確認しながら設定を行いましょう。
1つ目の設定では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。
※今回は操作例として、Convertioを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってくださいね！
7,2つ目以降の工程も、順にクリックして設定を保存していきます。
8,すべての設定の保存が終わったら、画面下部の「テスト」をクリックします。
9,テストに成功したら、取得した値に変換したJPGファイルが表示されています。
最後に、右下にある「保存する」ボタンをクリックしておきましょう。
1,最後の赤枠をクリックします。
2,アカウント情報に問題がなければ、テンプレートの設定のままで次へ進みます。
3,Google DriveのフォルダIDを設定します。
空欄をクリックすると格納先の候補が表示されますので、選択して設定してください。
4,ステップ4で取得したJPGファイルがファイル名に設定されています。
設定がされていない場合は、「ブラウザを操作する」のタブから取得したファイルを選択しましょう。
5,ファイルの添付方法はテンプレートのままで問題ありません。
設定が終わったら、赤枠の「テスト」ボタンでテストを実行してみましょう！
6,「テスト成功」と表示されたら、Google Driveにアップロードができたサインです。
実際にGoogle Driveにファイルがアップロードされているか確認してみましょう！
7,Google DriveにJPGファイルがアップロードされました！
8,最後に設定を保存しましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Gmailでファイルを受信したことをトリガーに、RPAを活用して様々なファイル処理を自動化できます。例えば、受信したファイルや画像を自動でPDF形式に変換し、Google DriveやDropboxといったストレ-ジサービスに格納することが可能です。変換だけでなく、受信した画像を圧縮してGoogle DriveやOneDriveに保存するといった処理も自動化できます。
ODTからJPGへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間の削減が可能です。
ヒューマンエラーのないスムーズなファイル共有により、チーム全体のコミュニケーション速度が向上し、より重要な業務にリソースを集中させることができるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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