■概要
Gmailに届く画像ファイルの管理に手間を感じていませんか。一つひとつ手動でダウンロードし、圧縮してOneDriveに保存する作業は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信した際に、添付された画像をRPA機能で自動的に圧縮し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く大量の画像ファイルを手作業で圧縮し、OneDriveに保存している方
- 添付ファイルの保存忘れや格納場所の間違いといったミスをなくしたいと考えている方
- 定期的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業でのファイル圧縮やアップロードにかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での操作で起こりがちな、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作」アクションを設定し、受信したメールから画像をダウンロードし、圧縮する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作」では、操作対象とするサイトやページ、実行する具体的なアクション内容を、ユーザーの要件に合わせて設定してください。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダを固定の値で指定したり、前段のGmailトリガーで取得した情報などを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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