GmailでODTファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

業務で受け取ったODTファイルを、都度JPGファイルに変換して保存する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のODTファイルを受信すると、RPAが自動でファイル形式を変換し、Google Driveの指定フォルダへ保存します。手作業で行っていた変換とファイル管理を自動化することで、日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したODTファイルを、手作業でJPGに変換している方
• 日常的に発生するファイル変換作業を効率化したい方
• GmailとGoogle Driveを利用し、ファイル管理の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• 手動で行っていた変換やファイル保存が自動化され、これまで費やしていた作業時間を短縮できます。
• ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したODTファイルをJPGファイルへ変換する操作を自動化します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ODTファイルが添付されたメールを特定するためのキーワードやラベルを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691