フォームでODTファイルが送信されたら、RPAでJPGファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

ODT形式のファイルをJPGに変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、フォームにODTファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でJPG形式へ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存します。手作業によるodtからjpgへの変換プロセスを自動化することで、ファイル管理の手間を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にODTファイルをJPGに変換する作業があり、効率化したいと考えている方
• 変換の手作業をなくし、ファイル管理の工数を削減したいご担当者様
• チーム内で変換後のJPGファイルを共有するため、OneDriveへの自動保存をしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に自動で処理が実行されるため、手作業で行っていた変換やアップロードの時間を短縮できます
• ファイルの変換漏れやOneDriveへのアップロード忘れといった、手作業に起因するヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務を標準化できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定してODTファイルを受け取れるようにします
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、アップロードされたODTファイルをJPG形式に変換する処理を自動化します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに格納します

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、用途に合わせて任意で編集してください
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを保存したい任意のドライブID、および格納先のフォルダのアイテムIDを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション‍

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691