フォームでPDFが送信されたら、CloudConvertでExcelファイルに変換してOneDriveに保存する

■概要

請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類の情報をExcelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。単純作業でありながら時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームにPDFファイルを送信するだけで、CloudConvertが自動でExcelファイルへと変換し、指定のOneDriveフォルダに保存します。一連のpdf to excel作業を自動化することで、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日々の業務でPDFファイルの内容をExcelへ転記しており、作業を効率化したい方
• 手作業によるExcelへのファイル変換や、その後の格納作業に手間を感じている方
• データ入力におけるヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにPDFファイルを送信するだけで、変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ入力やファイル操作が不要になるため、転記ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloudConvertとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名などを整えます。
4. 続いて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。
5. 次に、CloudConvertで「ファイルを変換」し、PDFからExcel形式に変換します。
6. CloudConvertで変換したファイルの「ダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、PDFファイルをアップロードする項目以外に、テキスト入力欄などの任意の項目や回答種別を設定することが可能です。
• CloudConvertでの変換アクションでは、ファイル名や出力形式などを自由にカスタマイズできます。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、変換後のファイルを保存したいフォルダや、保存時のファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。