Googleフォームで受け取った画像をRPAで圧縮し、OneDriveに格納する

■概要

Googleフォームでイベント申し込みやアンケートと一緒に画像を受け取る際、一つひとつ手動でダウンロードし、ファイルサイズを圧縮して特定のフォルダに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、RPA機能で自動的に画像を圧縮し、指定したOneDriveのフォルダへ格納までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した画像の保存や管理に手間を感じているご担当者の方
• 画像の圧縮やリネーム、フォルダへの格納といった手作業を効率化したい方
• RPAを活用して、様々なWebサイト上での定型的なブラウザ操作を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受け取った画像のダウンロードから圧縮、OneDriveへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや圧縮忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する操作を自動化します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、利用する画像圧縮サイトのURLや、ファイルのアップロード、圧縮、ダウンロードといった一連の操作手順を任意で設定してください。
• OneDriveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意の値で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691