Google DriveにPDFがアップロードされたら、CloudConvertでExcelファイルに変換してBoxに保存する

■概要

請求書やレポートなど、PDF形式の書類をExcelに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、CloudConvertが自動でExcel形式に変換し、指定のBoxフォルダに保存します。面倒なPDFのExcel変換作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFで受け取った帳票類をExcelで管理しており、手作業での転記に課題を感じている経理や営業事務の方
• 定型的なPDFのExcel変換作業を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
• Google DriveやBoxをファイル管理に利用しており、SaaS間の連携をより強化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFからExcelへ変換し、指定フォルダに保存するまでの一連の流れを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を後続の処理で扱いやすいように整えます。
5. その後、CloudConvertの「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」を順に設定し、PDFからExcelへのファイル変換を実行します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したExcelファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、PDFファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
• CloudConvertでの変換処理では、出力するファイル名や、出力形式なども自由にカスタマイズできます。
• Boxに変換後のファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意のものに設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。