■概要
Outlookで受信した請求書などのPDFファイル、一つひとつ手作業でExcelに転記していませんか？このPDFをExcelに変換する作業は時間がかかる上、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のPDFファイル付きメールの受信をきっかけに、内容を自動でExcelファイルに変換し、Dropboxへ保存までの一連の流れを自動化でき、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFの情報を、手作業でExcelに転記している方
- 定期的なPDFのExcelに変換作業に追われ、コア業務に集中できない方
- Dropboxを活用しており、ファイル管理の自動化に興味がある経理や営業事務の方
■このテンプレートを使うメリット
- 手作業で行っていたPDFのExcel変換と保存が自動化され、定型業務にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、添付ファイルがある場合に後続の処理が実行されるよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意の形式に整形します。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのPDF変換ツールを操作し、ダウンロードしたPDFをExcelファイルに変換します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したExcelファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理を自動化したいメールの件名に含まれるキーワードや、対象のメールフォルダを任意で設定できます。
- RPA機能（ブラウザを操作する）では、利用したいオンラインのPDFのExcel変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定することが可能です。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、変換後のExcelファイルを保存する先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定できます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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